Organiser un séminaire codir

Un séminaire codir réussi tient en une phrase : deux jours hors des bureaux, trois sujets tranchés, un propriétaire et une date par décision. Le reste est de l'organisation, et c'est là que la plupart échouent.

Votre codir se réunit chaque semaine ou chaque mois. Il gère le quotidien correctement. Mais les arbitrages qui engagent l'entreprise à 12 ou 18 mois reviennent de réunion en réunion. C'est l'un des 5 dysfonctionnements d'un comité de direction, et le séminaire codir est fait pour le traiter.

Ce guide répond aux questions qu'un dirigeant se pose avant d'en organiser un : durée, déroulé, budget, lieu, facilitation.

Qu'est-ce qu'un séminaire codir ?

Un séminaire codir est un temps de travail du comité de direction, d'une à deux journées, organisé en dehors des réunions habituelles et souvent hors site. Il sert à trancher les sujets stratégiques que le copil régulier repousse faute de temps : arbitrages, priorités, vision partagée, règles de fonctionnement du collectif.

Il ne faut pas le confondre avec deux formats voisins :

Format	Participants	Objectif	Ce qu'on rapporte
Séminaire codir	Le dirigeant et son comité de direction (4 à 8 personnes)	Décider sur les sujets qui engagent l'entreprise	Des décisions, des propriétaires, des échéances
Séminaire d'entreprise	Une partie ou l'ensemble des collaborateurs	Informer, mobiliser, fédérer	Une adhésion à un cap déjà fixé
Team building	Une équipe, quel que soit son niveau	Renforcer le lien	Une meilleure relation, sans livrable de décision

La cohésion fait partie d'un séminaire codir, mais comme moyen. Si les participants repartent soudés sans avoir rien décidé, c'est un team building, pas un séminaire de direction.

Combien de temps dure un séminaire codir ?

Pour un comité de direction de 4 à 8 personnes, le format le plus efficace est de deux jours avec une nuit sur place. Le premier jour fait émerger les vrais désaccords, la soirée libère la parole informelle, le second jour transforme ce qui a émergé en décisions. Il faut ajouter 4 à 6 semaines de préparation en amont.

• Une journée suffit pour un sujet unique, déjà bien instruit, dans un codir qui fonctionne. Elle laisse rarement le temps de traiter les désaccords de fond.
• Deux jours et une nuit permettent l'enchaînement complet : diagnostic partagé, désaccords, arbitrages, plan d'action.
• Un troisième jour se justifie quand le codir veut passer à l'implémentation sur place : tableaux de bord, processus, rituels.

Le temps qui compte le plus n'est pas sur place. Un séminaire non préparé consacre sa première demi-journée à découvrir de quoi il faudrait parler.

Quel déroulé pour un séminaire codir ?

Un séminaire codir efficace suit cinq temps : préparer, faire émerger, libérer la parole, décider, ancrer. La préparation commence plusieurs semaines avant avec des entretiens individuels. Les deux jours sur place vont du constat partagé aux décisions nommées. Le suivi commence une semaine après, pour que les décisions survivent au retour au bureau.

1. Préparer (4 à 6 semaines avant)

   • Questionnaire puis entretien individuel confidentiel avec chaque membre et avec le dirigeant.
   • Synthèse des écarts de perception et des sujets que le collectif évite.
   • Agenda construit sur 3 sujets maximum, validé par le dirigeant.

2. Faire émerger (jour 1, matin et après-midi)

   • Restitution anonymisée des entretiens : le codir voit ses écarts de perception.
   • Travail sur les désaccords réels, pas sur les sujets consensuels.

3. Libérer la parole (soirée)

   • Temps informel sans ordre du jour. C'est souvent là que se disent les choses que la salle ne permet pas forcément.

4. Décider (jour 2)

   • Arbitrage des sujets retenus, avec une règle de décision explicite (consensus, consentement ou décision du dirigeant après avis).
   • Pour chaque décision : un propriétaire, une échéance, un indicateur.
   • Règles de fonctionnement du codir pour la suite.

5. Ancrer (après le séminaire)

   • Compte rendu des décisions sous une semaine.
   • Point avec le dirigeant à J+7, puis revue au premier codir mensuel qui suit.

C'est ce parcours que nous suivons dans le séminaire codir au vert de CreaSila.

Combien coûte un séminaire de direction ?

Le budget d'un séminaire codir repose sur trois postes : la préparation et la facilitation, le lieu en résidentiel (hébergement, repas, salles) et les options. Il dépend surtout du nombre de participants, du lieu choisi et du niveau de préparation en amont. Pour un codir de 6 personnes de 2 jours il faut compter à partir de 8000 € HT.

Poste	Ce qu'il couvre	Ce qui fait varier le coût
Préparation	Questionnaires, entretiens individuels, diagnostic, conception de l'agenda	Nombre de membres du codir
Facilitation	Animation des deux jours	Un ou deux facilitateurs, selon l'effectif
Lieu	Hébergement, repas, salle plénière et salles de sous-groupe	Gamme du domaine, saison, distance
Suivi	Débriefs post-séminaire, revue des décisions	Ponctuel ou récurrent
Options	Compte rendu formalisé, charte de codir, intervenant expert, 3e jour	Au choix

Ce qui coûte le plus cher n'est pas sur la facture. Un codir de 6 directeurs mobilisé deux jours représente une douzaine de journées de dirigeants. Un séminaire qui ne produit pas de décisions gaspille d'abord ce temps-là.

Où organiser un séminaire codir ?

Un séminaire codir s'organise de préférence dans un lieu résidentiel, à moins de deux heures des bureaux, qui permet de dormir sur place et d'alterner plénière et sous-groupes. L'objectif n'est pas le cadre en soi : c'est de sortir le codir de ses interruptions et de ses habitudes de réunion.

Les critères qui comptent vraiment :

• Localisation : hébergement, repas et salles au même endroit, pour que la soirée fasse partie du travail.
• Une salle plénière et au moins un espace de sous-groupe.
• Des espaces extérieurs pour les échanges en marchant ou en binôme.
• Une distance raisonnable : au-delà de deux heures de trajet, la première matinée est perdue.
• Une logistique invisible : personne du codir ne doit gérer l'intendance.
• Une disponibilité complète : personne du codir ne doit gérer les urgences du quotidien.

A partir de là tout est envisageable. Le choix peut se porter sur un gîte, un hôtel, un lieu spécialisé. Attention, le gîte est un cadre intéressant et informel, mais lors de ce séminaire codir il faut éviter au maximum les frictions pouvant faire perdre du temps ou créer des tensions (qui a quelle chambre, qui fait a manger, la vaisselle, etc.)

Pour un codir basé dans le Sud-Ouest, CreaSila a l'habitude de fonctionner avec des domaines basés en Occitanie et Nouvelle-Aquitaine qui réunissent ces critères.

Pourquoi faire un séminaire codir hors site ?

Sortir des bureaux met le codir à l'abri des oreilles de l'entreprise, protège l'attention, met les participants à égalité et rend les décisions plus mémorables. Ce ne sont pas des arguments de confort.

• Une parole sans témoins. Au bureau, un désaccord vif s'entend à travers une cloison, et une conversation à la machine à café ou au déjeuner peut être captée par un collaborateur. Hors site, le codir peut hausser le ton si nécessaire et poursuivre les vrais sujets pendant les pauses, sans craindre que des débats en cours ne circulent dans l'entreprise avant d'être tranchés.
• Moins d'attention résiduelle. Quand on passe d'une tâche à une autre, une partie de l'attention reste accrochée à la précédente et dégrade la performance sur la suivante (Leroy, 2009). Au bureau, chaque message ou urgence ramène le codir à l'opérationnel.
• Plus de sécurité psychologique. Une équipe ose exprimer désaccords et erreurs quand elle perçoit qu'elle ne sera pas sanctionnée pour cela (Edmondson, 1999). Un terrain neutre, hors des codes de pouvoir des salles habituelles, facilite cette perception.
• Des décisions mieux retenues. Un élément distinctif se mémorise mieux qu'un élément banal (effet de von Restorff, 1933). « On l'a décidé au séminaire » s'oublie moins que « on l'a décidé mardi en salle B ».

Une précision honnête : le lieu ne fait pas le travail à la place du codir. Un séminaire mal préparé dans un château reste un séminaire mal préparé.

Faut-il un facilitateur externe pour un séminaire codir ?

Oui, dès que le séminaire doit trancher des sujets à fort enjeu. Un dirigeant ne peut pas à la fois animer la discussion, garantir la neutralité et défendre sa propre position. Le facilitateur externe tient le cadre, ce qui permet au dirigeant de participer pleinement comme membre du codir.

Tous les facilitateurs ne se valent pas pour ce format. Deux profils échouent pour des raisons opposées :

• L'animateur sans grille stratégique produit de la cohésion, mais pas de décisions sur le fond.
• Le consultant sans compétence de facilitation produit des recommandations que le codir ne s'approprie pas.

Un séminaire codir demande les deux : savoir faire émerger les désaccords et savoir les instruire sur le plan stratégique, organisationnel et financier.

L'animation interne reste possible pour un codir mature, sur un sujet peu conflictuel, si la règle de décision est claire avant le séminaire.

Quelles erreurs éviter dans un séminaire codir ?

La plupart des séminaires codir ratés échouent pour une des six mêmes raisons : trop de sujets, pas de préparation, un dirigeant absent ou dominant, une règle de décision floue, aucune décision nommée, aucun suivi. Aucune ne tient au lieu ou au contenu des ateliers.

1. Traiter dix sujets. La tentation est forte de rentabiliser deux jours en mettant tout sur la table. Résultat : chaque sujet est effleuré, aucun n'est instruit jusqu'à l'arbitrage, et le codir repart avec une liste plus longue qu'à l'arrivée. Trois sujets bien choisis suffisent ; les autres attendent le codir régulier.
2. Arriver sans préparation. Sans entretiens individuels en amont, personne ne sait où se situent les vrais désaccords. Le séminaire s'ouvre alors sur les sujets consensuels, ceux dont on peut parler sans risque. Les points de friction restent sous la table et ressortent dans les couloirs la semaine suivante.
3. Un dirigeant absent, ou qui décide de tout. Sans le dirigeant, aucune décision ne tient. Mais un dirigeant dominant fait autant de dégâts : quand chacun connaît déjà son choix, les membres argumentent dans son sens ou se taisent, et il retient, souvent sans le voir, ce qui conforte sa position. Si la décision tourne mal, la tentation de chercher un responsable parmi ceux qui l'ont « validée » est forte, et le codir l'anticipe : c'est ce qui l'empêche de parler.
4. Une règle de décision implicite. Si personne ne sait comment on tranche, chacun suppose la règle qui l'arrange. Les uns attendent un consensus, les autres pensent que le dirigeant décidera, et la discussion tourne sans aboutir. Consensus, consentement ou décision du dirigeant après avis : la règle s'annonce avant la première session.
5. Repartir avec des intentions. « Il faudrait revoir notre offre » n'est pas une décision. Sans propriétaire nommé, sans échéance et sans indicateur, chacun repart en pensant que quelqu'un d'autre s'en occupe. Une décision qui n'a pas ces trois éléments n'existe pas.
6. Ne rien prévoir après. De retour au bureau, l'opérationnel reprend ses droits en quelques jours. Sans revue à une semaine puis au codir suivant, les décisions du séminaire glissent au rang de bonnes résolutions. Le suivi se planifie avant le séminaire, pas après.

Un séminaire unique crée un élan. Un rythme semestriel ou trimestriel installe une habitude de travail de direction : chaque session s'appuie sur la précédente.

Organiser votre séminaire codir avec CreaSila

Le Codir au Vert est une immersion stratégique de 2 jours pour comités de direction de 4 à 8 membres : entretiens individuels en amont, deux jours de facilitation par les fondateurs de CreaSila dans un domaine résidentiel, puis un suivi à J+7 et au codir mensuel suivant.

Tout commence par un diagnostic stratégique gratuit de 30 minutes avec le dirigeant, pour vérifier que le format répond à votre situation.

Références

• Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383.
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168-181.
• von Restorff, H. (1933). Über die Wirkung von Bereichsbildungen im Spurenfeld. Psychologische Forschung, 18, 299-342.