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Donner une chance aux nouvelles idées

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“Ça ne marchera jamais ici”, “Chez nous c’est plus compliqué”, “On a beaucoup de contraintes” sont autant de phrases que j’entends à chaque début de coaching (transformation) en entreprise. Et il faut du temps et des actions avant de réussir à insuffler l’ouverture et le doute nécessaires pour donner une chance aux nouvelles idées.

Et encore, je suis une experte de mon domaine : du coup quand je propose on m’écoute. Qu’en est-il des jeunes qui ont des idées ? Dans votre entreprise ont-ils une tribune pour les exprimer ? Qui les écoute ? Vous êtes sûr ?

Quand les adultes parlent les enfants se taisent

En famille, à l’école ou en entreprise cette phrase est souvent la règle. On grandit avec et on continue à l’appliquer tout au long de sa vie.

Quand l’équipe (ou le projet) rencontre une problématique, tout le monde va bon train pour y réfléchir. Les plus expérimentés font des réunions pour brainstormer. Les plus juniors parlent du blocage parlent à la machine à café.

Souvent, les idées des uns sont aussi bonnes que les autres. Parfois celles des plus jeunes sont plus innovantes et pertinentes car justement ils n’ont pas les filtres que se mettent les personnes expérimentées. Pourtant on donne rarement à ces nouvelles idées la chance d’être mises en œuvre, et ce pour plusieurs raisons.

Créneau pour s’exprimer

Image qui illustre un personnage qui n'arrive pas à se faire entendre et où les autres affirment que c'est comme ça que ça marche
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Non merci, on est trop occupés pour s’améliorer

En période de rush (parfois même en temps normal) le manager est occupé. Il est pressé et stressé et c’est quasiment impossible de lui adresser la parole.

Cela me rappelle ce meme d’un auteur inconnu qui décrit parfaitement bien ce type de situations.

Mais supposons que des créneaux dédiés à ce type de propositions existe, le junior peut encore hésiter par manque de confiance en soi.

Confiance dans l’idée

Le junior se dira la plupart du temps : “si j’ai cette idée, les experts l’ont forcément eue. S’ils ne l’appliquent pas c’est que c’est nul.”

Si l’entreprise ne promeut pas la proactivité et l’esprit entrepreneurial chez tous ses cadres, cette pensée le dissuade de s’exprimer. Ce qui est parfaitement compréhensible.

Et là on se dit qu’au cours d’une réunion, le junior pourra glisser son idée. Pourtant, il n’arrivera pas toujours à se faire entendre. 😓

Se faire entendre

Lors des réunions de brainstorming ou de résolution de problématiques, les plus expérimentés échangent à un rythme soutenu, à un volume important et un ton affirmé. Plus la problématique en jeu est importante, plus les débats sont enflammés. C’est normal, ils sont investis, ont un certain savoir-faire et ont confiance en leur expérience.

Le junior, qu’il ait ou pas officiellement le droit de s’exprimer sera plus hésitant. Il aura du mal à s’imposer au milieu du brouhaha ambiant. Donc il y a de grandes chances que ses marmonnements indistincts et son idée passent inaperçus.

Réserver des créneaux de parole

En fait la solution à ces trois blocages, pour donner une chance aux nouvelles idées, réside dans l’instauration et l’animation de réels créneaux d’échange d’idées et de parole libre. Des réunions où chaque personne investie dans le sujet peut participer, écouter et se faire écouter. Bien entendu il faut diversifier les formats pour que chacun ait un lieu où il est en confiance.

On peut imaginer plusieurs formats :

Les rétrospectives

Ce qui est bien avec les rétrospectives (et les brainstormings) c’est que chacun s’exprime à tour de rôle. Il n’y a pas de mauvaises idées et donc chacun a le temps et l’attention nécessaires. En plus, des règles de séance sont mises en place pour faire fructifier l’idéation sans complexe. Ensuite, on s’intéresse aux solutions, dans un second temps. (Voir le processus de Design Thinking)

Le bureau ouvert

Un autre moyen de recueillir les idées est la politique de la porte ouverte (métaphorique). En effet, que vous soyez en open space ou en bureau, indiquez à vos équipier un moyen facile de vous joindre en ayant toute votre attention. Ou inversement, indiquer clairement quand ce n’est pas le moment de vous interrompre dans votre activité car vous n’entendrez que d’une oreille sans constater l’importance du sujet.

Il ne suffit pas de parler il faut être pris au sérieux

Lorsqu’on parle de donner une chance à de nouvelles idées, c’est bien car ces idées suivent un véritable parcours du combattant pour avoir une chance d’émerger :

Difficile parcours d'une idée
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  1. Se taire et laisser tomber ➡️ c’est triste mais c’est le cas le plus fréquent.
  2. L’exprimer à ses collègues/managers et les convaincre ➡️ c’est le cas idéal. Cela reflète une entreprise à l’écoute (ou une idée intéressante mais pas disruptive).
  3. L’exprimer à ses collègues/managers et échouer à les convaincre puis laisser tomber ➡️ Si au moins il y a une analyse de l’idée avant abandon c’est TOP. Sinon l’entreprise doit passer à côté de nombreuses idées. Ils ne doivent pas se plaindre quand leurs produits seront obsolètes.
  4. L’exprimer à ses collègues/managers et échouer à les convaincre puis lancer l’initiative seul de son côté ➡️ Généralement cela signifie que l’employé a foi en son idée. Rien que pour ça il est intéressant de l’écouter une nouvelle fois et de donner sa chance à cette nouvelle idée !

Dans le cas 4, que l’initiative soit un succès ou pas, l’employé peut être confronté à la colère de son manager qui va lui reprocher de ne pas faire son travail comme il devrait. N’ayant pas eu l’autorisation de suivre son instinct, tout impact négatif sur son activité habituelle lui sera reproché. J’ai déjà entendu de nombreux : “si tu as le temps de penser à ça c’est que tu as le temps pour que je te donne plus de travail !”

Parfois, même en cas d’impact positif, des reproches lui seront adressés. Cela dénote d’une culture d’entreprise conservatrice. Pour ma part je conseillerais au collaborateur dans cette situation de fuir car cela est très incompatible avec sa personnalité novatrice.

Ce que cela indique sur l’entreprise et ses dirigeants

Souvent les gens ne font pas la différence entre manager et leader. Or la différence est claire :

  • Le manager gère. Il établit des plannings, budgets, estimations, des processus, gère les carrières des gens et résout des problèmes. Vu des employés, il leur indique les activités à réaliser à plus ou moins grosse maille.
  • Le leader mène. Il montre la destination et fédère les équipes pour y arriver. Le leader ne dit pas à chacun quoi faire à chaque instant parce que souvent lui-même ne sait pas. Il insuffle l’énergie et la motivation et recueille les idées des uns et des autres pour y aller ensemble.

Deux mondes incompatibles ?

Deux mondes
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Certaines personnes aiment innover dans leur travail, d’autres sont plus rigoureuses et aiment suivre des processus clairs et précis.

Si vous faites partie du premier groupe et qu’on vous dit “C’est comme ça que ça marche” quand vous proposez une idée dans votre entreprise, sachez que la part de management est très importante. C’est très bien si c’est une entreprise qui se contente de produire en série un produit, désastreux si c’est un marché concurrentiel et innovant. En tout cas cette entreprise ne donne que rarement sa chance à de nouvelles idées. Vous avez alors 2 possibilités : demander à être muté dans le pôle R&D ou aller ailleurs.

Si vous faites partie du second groupe, vous risquez d’être frustré par tous ces conciliabules qui font perdre du temps alors que ce serait déjà fait si le processus clair avait été appliqué dès le départ. Fuyez vers des industries lean où le temps est précieux et le savoir-faire reconnu à sa juste valeur.

Ou complémentaires ?

Dans une start-up, les conciliabules sont indispensables pour innover, pour gagner des clients et des parts de marché. Le groupe central reste limité, motivé et ce n’est pas compliqué d’écouter tout le monde.

A plus grande échelle, on ne peut pas réunir et impliquer 7000 employés dans chaque initiative. Ce serait une perte phénoménale de temps. L’industrialisation et la mise en place de processus garantit un bon niveau de qualité des réalisations.

Mais pour rester novateur à tous les niveaux même pour une grande entreprise il faut mettre en place des groupes d’initiative, des gens passionnés par un sujet ou aspect de l’entreprise qui vont se charger de réfléchir, tester et introduire des innovations. Il faut aussi inscrire dans la culture d’entreprise une expression qui est aujourd’hui indispensable : “accueillir le changement”.

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