Qui n’est jamais allé à une réunion en se demandant de quoi on allait parler ? Qui n’est jamais sorti d’une salle de réunion en regrettant d’y être allé ? Le point commun dans ces deux cas est le manque de préparation. Je parle de réunions mais ces règles sont applicables aux formations, séminaires, webinaires, etc. Dans cet article je vous propose de découvrir les critères essentiels pour faire des réunions plus performantes que jamais. Si vous appliquez ces quelques tips, personne ne se posera plus la question sur les réunions que vous animez.
Et surtout vous éviterez l’effet sonnerie de fin de classe qui signifie juste que tout le monde n’attendait qu’une chose : en finir avec cette réunion !
A la fin de l’article, je vous proposerai la règle que je m’applique pour toutes les réunions et qui me permet de gagner un temps fou.
La loi des 7P :
La loi des 7 P est un moyen mnémotechnique pour un ensemble de critères qui sont le socle d’une réunion efficace.
- Pertinence : Quels sont les objectifs de cette réunion ? Pourquoi réunit-on tout le monde ? Le fait que : “Elle a toujours existé”, “On a toujours fait comme ça”, “C’est une réunion demandée par le patron” ne sont pas des réponses valides à la question.
- Participants : Qui doit participer à la réunion ? Pour quelle raison ? Quelle valeur il apporte ? On n’invite pas quelqu’un pour faire plaisir ou pour ne pas vexer.
- Produits attendus : Qu’attendons-nous de la réunion ? Décision ? Levée de risques ? Livrable particulier ? Analyse d’un sujet ? S’il n’y a pas de livrable de fin de réunion ce n’est pas bon signe pour la performance …
- Processus : Quel est le planning détaillé de la réunion ? Qui va intervenir sur quels sujets ? Est-ce qu’il y a un compte rendu et qui va le rédiger ? Qui va animer ?… Pour ma part j’aime joindre un tableau à mes invitations qui indique :
- Tranche horaire,
- Sujet,
- Objectif,
- Livrable,
- Leader / porteur du sujet,
- Participants obligatoires,
- Attentes relatives pour chaque participant obligatoire (si ce n’est pas évident).
- Préparation : Je suis sûre que vous êtes tous déjà allé dans une réunion sans l’avoir préparée, à l’improviste. La conséquence de ça va souvent être un flottement général pendant tout ou partie de la réunion, ce qui n’aide pas à la rendre performante ! Il faut donc préparer son animation, diapos, entrants, documents à fournir ou étudier en amont, … Fournir ces éléments aux participants et s’assurer qu’ils se préparent pour ne pas être à court lors de la réunion et ne pas faire perdre du temps à tout le monde.
- Pratique : Toutes les questions logistiques : outils, post-its, tableaux, disposition de la salle, pauses, collations…
- Pièges : préparer les risques probables et les anticiper.
Mettre en oeuvre les 7P
Ces règles d’une efficacité redoutable pour rendre vos réunions performantes sont pourtant si simples et seulement au nombre de 7 !
Il y a pourtant une difficulté à laquelle vous devrez faire face pour les appliquer : la résistance au changement. En effet, cela fait potentiellement des années que vous avez l’habitude de faire vos réunions d’une certaine façon. Et l’entreprise à une façon peut-être encore plus ancestrale !
Un conseil : commencez par 1 P, le Processus. Vous verrez déjà une bonne évolution quand vous et vos invités saurez le détail de ce dont vous allez parler à la minute près.
La loi des deux pieds :
Le voilà mon secret, la règle que j’applique systématiquement.
J’ai adopté cette méthode il y a 3 ans et depuis je n’y déroge pas. A chaque fois que je suis en réunion et que je n’apprends rien et que je n’ai rien à apporter, j’utilise mes deux pieds pour m’en aller !
Bien entendu j’en parle à l’animateur à l’avance pour qu’il ne se pose pas de questions et qu’il ne s’offusque pas de ma disparition (discrète).
Grâce à cette technique je perds moins mon temps, et je rends le reste de la réunion plus performant puisque moins il y a de monde dans une réunion plus elle sera efficace.