Dans l’article de la semaine dernière, je vous parlais de la nécessité de communiquer sa vision pour un leader. En écrivant cela, je me suis rendue compte du nombre de managers qui ne savent absolument pas calibrer leurs communications. Ils lancent des initiatives et pour de nombreuses raisons elle est tuée dans œuf. Voyons comment promouvoir une initiative efficacement.
Beaucoup ont l’impression de rabâcher la même idée constamment. Ils ont peur d’être lourds avec leur projet et ensuite ils ne comprennent pas pourquoi personne ne s’investit dans l’idée ou pourquoi elle est vite oubliée.
Aujourd’hui, je vous propose de comprendre réellement ce qui se passe et où se trouve le curseur : trop communiquer, communiquer, pas assez communiquer …
La communication dans le quotidien d’un cadre
Pour chacun de mes accompagnements en entreprise (j’en ai généralement 2 ou 3 en parallèle), je reçois une moyenne de 50 mails par jour. Bien entendu, je ne compte dans les 50 que les vrais emails et non les alertes et envois automatiques d’outils. Donc je reçois entre 100 et 150 pour les prestations en plus de tous les mails CreaSila.
Sur ces 50 emails :
- Certains sont des chaines d’échange qui me prennent du temps à lire pour comprendre toute la situation. Ils sont très longs ;
- Certains sont synthétiques et très opérationnels : selon leur technicité ils me demandent plus ou moins de temps ;
- Plusieurs sont des comptes rendus de réunion ;
- D’autres sont des mails informatifs sur lesquels je n’ai aucune action ;
- …
Ajouté à cela, je suis sollicitée en réunion, ou à la machine à café. J’entends beaucoup d’informations dans l’open space où je peux être. Et je peux consulter un wiki ou un intranet d’équipe ou d’entreprise.
Plus tous les flyers, courriers de ma boite aux lettres, infos à la TV et sur mon téléphone que je reçois à titre personnel.
Et c’est le cas de chaque cadre en entreprise. Autant dire qu’à la fin de la journée … 🥴
Comment vous (managers) communiquez sur vos initiatives
Généralement, vous avez une idée que vous présentez dans le meilleur des cas lors d’une réunion. Vous sollicitez votre équipe, vous préparez une jolie présentation avec des diagrammes et beaucoup, beaucoup, de texte sur chaque diapo.
Vous expliquez tout cela sous forme d’un monologue et attendez les questions et applaudissements enthousiastes à la fin.
Ensuite, vous envoyez votre présentation à tous et vous faites un email de relance un peu plus tard. Pour les plus audacieux vous envoyez un second email encore 1 mois plus tard.
Ce que les autres ont retenu
Déjà, ils n’ont pas tout compris à la présentation : c’était long, monotone et trop technique. En plus ils étaient occupés à dépiler leurs mails en parallèle donc pas sûr qu’ils aient tout entendu. Alors n’attendez pas qu’ils aient assimilé ce que ça pourrait leur apporter ni ce qui est attendu d’eux.
Le mail avec la présentation, … Vos collaborateurs se disent qu’ils regarderont plus tard. Ils ont la flemme d’ouvrir la pièce jointe ou d’ouvrir le lien vers le drive.
Les relances les font juste se sentir un peu coupable. Ils se disent qu’il faudra vraiment traiter ça quand ils auront le temps… Puis ils oublient.
Pourquoi cette méthode ne marche pas
On ne s’intéresse à un sujet que lorsqu’on sait ce qu’on va y gagner. Or votre présentation, aussi bien construite qu’elle soit, indique rarement dès le début à chacun pourquoi il doit lâcher son téléphone, ordinateur ou autre pour vous écouter réellement.
Les emails sont noyés dans la masse d’emails reçus quotidiennement ainsi que toute leur charge de travail habituelle.
Proportionnellement à toutes les communications qu’ils reçoivent au quotidien, le volume qu’occupe vos 3 emails + une présentation n’est qu’un bruit très faible qui ne marque pas vraiment.
Comment faire
Créer un sentiment d’urgence
Identifiez les personnes qui sont les plus concernées par votre solution. Ceux qui ont des difficultés que l’idée va résoudre seront vos premiers adeptes.
Profitez-en pour appuyer là où ça fait mal en leur indiquant combien de temps ils perdent sans la solution aujourd’hui. Et ce qu’ils pourraient gagner avec un investissement raisonnable.
Indiquez-leur les dates de lancement et pourquoi il est indispensable qu’ils appuient l’initiative avant que les budgets et les bonnes volontés ne soient attribuées ailleurs.
Communiquer
Puis, quand vous lancez votre invitation, n’hésitez pas à teaser votre présentation autour de vous. Quand quelqu’un se plaint d’une problématique : indiquez-lui (si c’est le cas) que votre présentation de jeudi va aborder le sujet. Quand vous croisez quelqu’un à la machine à café n’oubliez pas de lui dire en quoi il est concerné par la présentation. Et n’hésitez pas à placer un mot ou deux pour indiquer le bénéfice de votre idée à la prochaine réunion d’équipe.
Vous aurez l’impression de ressasser mais rassurez-vous : c’est le minimum pour promouvoir et imposer votre initiative dans les têtes.
N’hésitez pas à faire des beaux visuels synthétiques à ajouter à vos invitations, à afficher dans les couloirs voir même à ajouter à votre signature de mail quand c’est approprié.
Changer sa façon de communiquer
Si tout le monde utilise la même police, utilisez une police (ou couleur) différente pour vos mails pour promouvoir votre initiative.
N’hésitez pas à utiliser les codes du marketing : mise en forme, couleur, … pour que vos communications attirent l’attention.
Au quotidien, soyez avare en emails : ne faites pas répondre à tort et à travers à tous. Les gens verront votre nom dans leur boite mail que quand le sujet les concerne directement. Dans ce cas, ils commenceront à les ouvrir systématiquement.
Relais
A force de parler du sujet, vous avez certainement identifié des personnes plus sensibles que les autres à l’initiative. Ce seront vos relais. Faites des réunions récurrentes pour échanger avec eux de l’avancement. Tenez-les au courant et investissez-les d’une partie du travail. Transformez-les en prescripteurs !
Au bout d’un moment, eux-mêmes pourront recruter des nouveaux relais pour que l’initiative prenne de l’ampleur.
En conclusion
Une initiative qui aboutit est une initiative qui ne s’étouffe pas dans l’œuf. Or c’est la communication inadaptée, oublier de promouvoir une initiative, qui fait qu’elle peut passer inaperçue et faire qu’elle échoue.