Plus un projet d’entreprise réussit et atteint ses objectifs, plus il tend à se complexifier. La boucle d’amélioration continue vous permet d’anticiper ce processus de complexification et de l’accompagner en optimisant régulièrement vos prises de décisions.
Certains chefs de projets ou entrepreneurs l’ont déjà vécu : Ça y est : votre équipe est productive, votre produit vole des parts de marché, vous êtes confiant. Mais soudain, tout s’emballe ! Ça va trop vite et vous n’arrivez plus à faire face à la demande ou à gérer une équipe de plus en plus importante. Beaucoup de grandes entreprises sont déjà passées par là. C’est le signal qu’il faut à tout prix – sans plus tarder – prendre les bonnes habitudes de management de projet. Une autre erreur fréquente est de planifier en détail de longues périodes pour de grands périmètres. Mais cette façon de procéder est un manque à gagner en termes d’expériences et de réajustements.
Si vous voulez être capable d’ajuster de manière flexible tous vos processus, sur le long terme, pensez à la boucle d’amélioration continue ou “PDCA” !
Les User Stories de l’article
- En tant que Romain CEODENTREPRISE, je souhaite que mon équipe capitalise sur son expérience afin de prendre de meilleures décisions et actions et donc mieux réagir face aux difficultés et imprévus.
Certains la connaissent sous le nom PDCA d’autres sous le nom de roue de Deming ou encore boucle d’amélioration continue mais la paternité revient initialement au statisticien Walter A. Shewhart. C’est Deming qui a ouvert ce concept en 1950 au monde de l’industrie.
PDCA signifie plan, do, check, adjust ou act soit planifier, réaliser, vérifier, réajuster ou agir.
La boucle d’amélioration continue ou PDCA est un moyen mnémotechnique d’appliquer une méthode qui, quand on y réfléchit, relève simplement du bon sens et qui est très efficace.
La boucle PDCA
1-Plan : planifier
Parfois, il convient d’apprendre en faisant les choses, comme le prouve l’exercice du marshmallow challenge. Pourtant quand on travaille en équipe, il faut un minimum de préparation. Dans cet exemple, si je n’ai pas prévu mes marshmallow et mes spaghettis mon marshmallow challenge est impossible à réaliser.
Il faut donc planifier ce que l’on souhaite réaliser. D’ailleurs, quand j’étais petite mon oncle me disait que la moitié du travail était dans sa préparation. Et il avait tout à fait raison. En effet, la planification c’est l’anticipation de ce que l’on veut réaliser mais en prenant en compte les aléas qu’il peut y avoir dans la phase de réalisation. Sans cette planification, on navigue à vue, on ne sait pas où on va, on prend le risque de ne pas répondre aux besoins de nos clients.
Nous avons écrit un article dédié à cette phase de planification dans un contexte agile : le Story Mapping. Vous y découvrirez des étapes nécessaires pour apprendre à planifier vos projets.
Dans le monde de l’entreprise, on pose les connaissances, les acquis, les ressources et on planifie ce que l’on souhaite réaliser avec tout cela.
2-Do : réaliser
Une fois le plan posé, il faut passer à l’action. Réitérer indéfiniment sur la planification est inutile si on ne teste pas nos idées et si nous n’avançons pas dans la réalisation du produit. C’est comme essayer de résoudre un casse tête : si on ne teste pas nos hypothèses on ne sait jamais lesquelles éliminer.
En entreprise c’est pareil, l’équipe de recherche peut théoriser autant qu’elle le souhaite. Mais elle ne saura jamais si ses hypothèses sont opérationnelles tant qu’elle ne les teste pas.
3-Check : vérifier
L’avantage de la vérification c’est de pouvoir identifier ce qui marche et ce qui ne marche pas : les réussites et les échecs. C’est ce qui est fait habituellement en entreprise.
Pourtant s’arrêter là ne permet pas de s’améliorer. Savoir par exemple qu’une hypothèse n’a pas fonctionné parce qu’un paramètre a été oublié permet de résoudre un problème X. A l’étape du check il est intéressant de comprendre pour quelle raison justement ce paramètre n’a pas été identifié.
Ainsi on élargit sa zone de connaissance et on réduit ses angles morts.
4-Act : Agir
Cette dernière phase de la boucle d’amélioration continue est plus ou moins difficile à réaliser selon les cultures : communiquer sur ses échecs et corriger. Un échec est toujours une opportunité d’apprendre : pour soi d’abord, la personne qui s’est trompée saura éviter de répéter son erreur. Mais que toute les équipes concernées, ensuite, soient avertis de cette erreur est encore mieux ! On s’assure ainsi que plus personne dans l’entreprise ou l’équipe ne soit victime de la même difficulté.
Donc dans cette étape il faut communiquer sur les erreurs, les apprentissages et les réalisations de chacun afin de recommencer sur des bonnes bases.
Et on recommence : Planifier un nouveau cycle
Au moment de planifier un nouveau cycle, on pose à nouveau les connaissances, les acquis et les ressources. On peut donc enrichir celles-ci avec les leçons, et expériences de l’itération précédente. On planifie ce que l’on souhaite réaliser avec tout cela. Une nouvelle boucle d’amélioration vient de démarrer.
Ce que PDCA nous apporte
Plus les cycles PDCA sont courts, plus les projets et entreprises capitalisent sur leurs apprentissages. Il repartent ainsi sur des bases saines pour la prochaine itération. Ils se donnent ainsi toutes les chances de poursuivre dans la bonne direction.
Le souci n’est révélé que plus tard. Quand on constate qu’une erreur s’est glissée dans les premiers travaux, on se rend compte que le reste des créations est basé sur une hypothèse incorrecte. La phase d’évaluation appelée parfois retour d’expérience (REX ou RETEX) intervient en fin de projet. Dans ces cas là, le projet est déjà terminé et les constats ne servent plus à grand chose à part chercher des bouc-émissaires !
En conclusion
Planifier en détail de longues périodes pour de grands périmètres revient donc à faire des longs cycles PDCA. Or, planifier une longue période signifie passer longtemps sur chacune de ces étapes de la boucle. On passe longtemps à planifier, autant si ce n’est plus à réaliser puis à tester,…
Pourquoi attendre si longtemps avant de s’améliorer ? Afin de réaliser des projets Agiles, nous suggérons plutôt de réduire ces boucles d’amélioration continue. On réalise des cycles courts (2 à 6 semaines) permettant de régulièrement vérifier et agir pour s’améliorer.
Pour aller plus loin on peut également voir un projet comme un ensemble de boucles PDCA imbriquées les unes dans les autres. En effet, un collaborateur peut utiliser PDCA au quotidien pour planifier, réaliser, vérifier et agir sur sa journée de travail. Ensuite il y a les cycles courts abordés au paragraphe précédent. On peut aussi envisager des jalons à moyen terme. Ils peuvent correspondre à 3 ou 5 cycles. Enfin, à chaque projet on capitalise pour le projet suivant.