Aujourd’hui je vous raconte comment j’ai sauvé Noël.
C’est la dernière ligne droite et toutes les mères de familles commencent à stresser. En tout cas, je peux dire que c’est la cas pour ma mère. Six jours avant le réveillon, elle doit déjà composer ma sœur et moi, qui sommes arrivés en avance. Entre les courses, le ménage, le repassage ou encore préparer les plats favoris de chacun d’entre nous (ouf cette année on ne sera que 6) la montagne de travail est insurmontable. En plus, il y a les cadeaux à envoyer, ceux à emballer, le sapin à finir de décorer…
A côté de ça, il y a les convives qui n’arrêtent pas de demander ce qu’ils peuvent faire, comment,… Et ceux qui regardent la TV sans bouger le petit doigt.
Cette situation est stressante, fatigante, et parfois même, crée des tensions dans la famille. C’est un comble pour fêter Noël !
– Maman, comment je peux t’aider ?
– Va mettre les serviettes sur la table.
– Ok
… 1h plus tard
– Qui a mis ces serviettes ??? Cette année le thème est rouge pas vert !
Bref … Ça me fait penser que proposer son aide est égoïste et mène souvent à la déception …
Il est temps de faire appel à super nanny. Et si pour une fois je m’inspirais du monde professionnel et des experts en organisation ? Je pourrais apprécier des moments en famille sans que ces préparatifs prennent du retard. C’est ce que j’ai décidé de faire cette année. Je vais mettre en œuvre mes connaissances pour permettre à tout le monde de profiter du réveillon.
Voilà comment j’ai sauvé Noël !
La problématique et la solution
Ce qui se passe c’est qu’il y a une quantité d’activités quasi illimitée à réaliser avant le jour J ! Franchement qui ne se sent pas dépassé par toutes ces choses à faire sans un peu d’organisation ? Le pire c’est que même si vous croyez avoir pensé à tout, il y a toujours la tante Huguette ou la papi Jean pour apporter quelque chose d’inattendu comme un nouveau mets, une nouvelle déco, voire un accessoire de déguisement pour tout le monde.
Ensuite, le budget et les ressources sont fixes. En effet, j’ai une somme à ne pas dépasser, et mes invités sont prêts à aider, mais à une certaine hauteur.
Enfin, je connais le délai : le 24 décembre à 19h on commence l’apéro et TOUT LE MONDE doit être autour de la table. Je dis bien “tout le monde” parce que trop souvent, je vois ma mère ou d’autres rester dans la cuisine pour préparer le chapon, ou ouvrir les huitres. Dans ces moments-là, que se passe-t-il ? On va tous chacun son tour voir les retardataires, on insiste – et oui, l’heure de l’apéro c’est important – on les agace… finalement elles viennent, trinquent – en faisant la tête – et retournent à leurs occupations au bout de 47 secondes.
Périmètre, Coût, Délais = Projet
Et voilà, j’ai identifié mon triangle d’or qui s’applique à tout projet : le périmètre, les coûts et les délais. Donc préparer Noël peut être réalisé comme un projet.
Et comme c’est un projet à coût et délai fixe (et court 😱 ), l’idéal est de le réaliser en kanban (la pratique inspirée du lean). Ainsi j’optimise et lisse le flux de travail grâce aux différents participants et nous pouvons profiter d’être tous ensemble. Et peut-être qu’on pourra échapper à ce moment difficile à l’approche de minuit, entre le trou Normand et le fromage, où la grande majorité de la tablée veut tenir pour l’ouverture des cadeaux, mais ne peut s’empêcher de somnoler après les moults efforts et stress des préparatifs. De toute façon, on finit par tricher et ouvrir les cadeaux avant minuit parce que mémé Paulette s’est déjà endormie 3 fois dans son assiette…
Bref, je vais sauver Noël !
Comment mettre le Kanban de Noël en place
- La première étape c’est de prendre un post-it géant et de le coller à un mur. L’avantage de ces post-its est qu’ils n’abiment pas les murs et ainsi il n’y a aucun dégât ou trace quand je l’enlève. Après, ceux qui ont la chance d’avoir un tableau blanc ou de n’importe quelle couleur à la maison profitez-en !
- Sur ce post-it, je crée 3 colonnes : “A faire”, “En cours” et “Terminé”. Ou alors je décide de travailler mon anglais et j’écris TODO, DOING, DONE …
- Je liste ensuite sur des post-its de taille normale toutes les activités à réaliser importantes ou optionnelles avant le jour J (n’oubliez pas les glaçons !!!).
- Je priorise ensuite les différents éléments. Comment ? En fait je classe de haut en bas de la colonne “A faire” les post-its selon leur degré d’importance.
- Enfin, je réunis l’ensemble des personnes qui sont là devant mon chef-d’œuvre, ils seront tous impliqués pour sauver Noël cette année !
Passage à l’action
Chaque membre de l’assemblée doit comprendre que les tâches ont une priorité définie. Chacun doit donc prendre l’élément le plus prioritaire et le réaliser avant de prendre un second élément. Oui j’ai bien dit le plus prioritaire, c’est à dire en haut de la pile ! Parce que je les connais les petits malins qui se décrètent “ah passer l’aspirateur c’est trop dur je vais plutôt mettre des papillotes dans des jolis bols”.
Ainsi chacun participe sans poser la question “comment je peux aider ?” ou “je peux faire quelque chose ?” à l’organisateur qui est très occupé. Et puis ceux qui restent affalés devant le canapé à penser que “c’est bon tout est pris en charge”, n’auront plus d’excuses, ils verront qu’il y a des choses à faire !
Attention : si une personne “réserve” deux activités prioritaires, elle court le risque de faire réaliser, à une autre personne disponible, une activité non prioritaire. Et elle-même court le risque de finir trop tard ou trop fatiguée et de ne pas faire l’autre activité qui était très importante. C’est un coup à avoir la dinde prête et des paillettes disposées artistiquement sur la table mais pas de bûche pour le dessert ! Et puis, on le connait le cousin Patrick qui commence 10 000 choses pour montrer qu’il s’implique mais qui ne finit rien !
Du coup, je dis à toute la famille qu’ils ont le droit de prendre une seule activité à la fois, puis on tranche au cas par cas. Par exemple, la cuisson de la dinde n’est pas un prétexte pour papoter face au four pendant les 4h de cuisson. Elle pourra donc exceptionnellement prendre une autre activité en parallèle.
Bénéfices du kanban de Noël
Donc à tour de rôle, au fil des jours qui précèdent Noël, nous allons piocher et réaliser les activités. Et plus la deadline approche, plus le stress retombe car les choses importantes sont réalisées, les timings sont tenus et je pourrais organiser des après-midis jeux de société ou ballades en forêt, tous ensemble.
L’autre avantage, c’est que personne ne se sent inutile ! Les règles sont claires et chacun peut aider à la hauteur qu’il souhaite.
Enfin, ma mère pourra être épaulée par une armée de personnes motivées. Elle va déstresser au fur et à mesure de l’avancée du Kanban.
En conclusion
Nous avions déjà parlé de Kanban pour organiser son séjour en vacances. Ici j’ai voulu l’appliquer à une tâche encore plus spécifique : l’organisation du réveillon de Noël.
En effet, je pense sincèrement que la maîtresse de maison mérite de se faire aider. Elle a le droit de se décharger du stress de ces préparatifs. En plus, je n’aime pas lorsque des membres de la familles restent dans la cuisine lorsque d’autres commencent l’apéro.
Et pour l’exemple voilà mon Kanban de Noël avec lequel j’ai sauvé Noël !
Et vous n’hésitez pas à mettre le votre en commentaires ou à nous le présenter sur LinkedIn ou Twitter. Vou savez quoi, postez-le avec le hashtag #kanbannoel !
