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Techniques d’animation d’atelier 3 – Gérer les interruptions

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Quand animer des ateliers et des réunions fait partie de votre quotidien, vous devez gérer un nombre conséquent d’interruptions. Certaines clarifient vos propos et sont bénéfiques à tous. D’autres génèrent des débats sans fin qui bousculent votre timing ou spoilent la suite de l’évènement. Cela génère frustration, énervement, panique, stress, et une consommation d’énergie phénoménale (je finissais sur les rotules après mes tout premiers ateliers animés !).

Je vous propose aujourd’hui 2 méthodes de gérer en douceur les interruptions afin de conserver la bonne humeur générale.

Créer un Parking lot pour gérer les questions

Cette technique marche lors des présentations et des formations. Mais je suis curieuse de savoir si vous la réutilisez ailleurs.

Lorsque vous devez présenter un sujet face à une assemblée, il y a 2 écoles pour gérer les interruptions :

  1. Ceux qui débitent tout leur discours avant de laisser les participants poser des questions.
  2. Ceux qui acceptent les questions au fur et à mesure.

Vous l’aurez compris, je ne suis pas fan de la méthode 1. D’abord parce que selon l’animateur la session peut être très barbante. Ensuite, parce qu’en tant qu’animateur vous ne savez pas si les gens vous suivent ou hochent la tête bêtement. Et enfin, pendant une formation si on veut créer de l’interactivité et de l’engagement des élèves, c’est bizarre d’empêcher les questions à la volée …

Avec la méthode 2 par contre vous courez deux risques qu’il n’y a pas dans la première : celui de ne pas avoir assez de temps pour aborder tout ce que vous souhaitez et d’avoir des questions dont la réponse est donnée 2 minutes après dans ce que vous aviez prévu de dire.

Pour ma part, j’ai toujours à proximité la liste des chapitres et l’heure au plus tard où chacun doit commencer. Ainsi, je peux répartir de façon juste le temps d’échange sur chaque partie.

La technique du parking lot

Et c’est là qu’intervient le parking lot pour gérer les interruptions liées aux questions. Il s’agit d’un pan de mur dans lequel je propose aux participants qui n’ont pas eu la possibilité de poser leurs questions dans le temps que je leur ai alloué, d’ajouter un post-it avec leur question.

Ainsi au fil de la présentation, j’ai 2 possibilités de traiter les questions :

  • je réponds aux questions qui éclairent le groupe,
  • je demande aux participants de mettre en parking lot :
    • les questions spécifiques à leur cas particulier
    • les questions qui spoilent le reste de la présentation
    • et celles qu’ils n’ont pas eu le temps de poser dans le temps imparti.

A la fin de la réunion, je prends les questions qui intéressent tout le monde en priorité du parking lot. Une par une, je les lis et demande aux participants s’ils ont une réponse. Et je complète quand c’est nécessaire.

Je garde en dernier les questions qui évoquent des cas particuliers. Ainsi les pressés peuvent partir. Seuls ceux qui sont intéressés restent pour découvrir la réponse.

Le buzzer à idées pour des interruptions contrôlées

Imaginez que vous soyez dans un brainstorming d’équipe très animé. Il y a ou pas un scribe (celui qui prend des notes) désigné. Les idées bonnes et moins bonnes fusent et le scribe en rate les trois quarts, soit parce qu’il n’a pas entendu, soit parce qu’il est pris dans l’échange.

A la fin de la réunion vous avez 2 idées qui se battent en duel sur le rapport alors qu’il y en a eu beaucoup plus.

Une technique utile est de mettre à disposition des buzzers accessibles à tous les membres.

Le premier est le buzzer « idée à sauvegarder / creuser ». N’importe quel membre peut le sonner sauf celui qui émet l’idée. Ce buzzer indique que l’idée vaut le coup de s’y pencher et de la sauvegarder.

Le deuxième buzzer est le buzzer « changer de sujet ». Il indique qu’on dévie de la conversation ou que la personne qui sonne a un élément factuel pour justifier que c’est une idée qui ne marche pas.

Avec cette méthode, vous gérez les interruptions et divagations dans la réunion. De plus, chacun pense au compte rendu : vous n’avez pas à rappeler au scribe tout le temps qu’il doit prendre des notes.

Remarque bonus : la prise de note est souvent bien plus utile et efficace lorsque le scribe partage son écran (en visio ou via un projecteur en salle de réunion). En effet, tout le monde peut voir ce qui est écrit en temps réel et donc faire une remarque pour modifier la formulation ou ajouter / retirer une idée.

En conclusion

Gérer les interruptions est la condition vitale de l’animateur d’une réunion pour jongler entre la gestion du temps et celle des interactions.

Les techniques proposées permettent d’assurer les 2 et les participants vous en remercieront. En effet, il est difficilement supportable de se retrouver en atelier, réunion, formation, et de voir le temps s’échapper à causes de questions ou divagations qui ne nous semblent pas pertinentes.

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