En tant qu'animatrice d'ateliers, j'ai souvent été confrontée à des groupes dissipés, voire un public de plus de 100 personnes. Vous savez, ce genre d'événements où le brouhaha ambiant semble défier votre capacité à maintenir l'attention.
Au fil du temps, j'ai adopté ou développé des techniques d'animation qui m'ont littéralement sauvé la vie dans ces situations critiques. Je partage avec vous dans cet article ces outils indispensables pour gérer les interruptions, canaliser l'énergie du groupe et garantir le bon déroulement de vos ateliers, même les plus tumultueux."
l'appel au silence silencieux
Avez-vous déjà participé à une réunion où les participants sont passionnés par le thème. Où ils se mettent tous à parler en même temps. Alors, vous connaissez la complexité de rétablir le silence et de recentrer l'échange. Pourtant il existe une technique simple et efficace pour rétablir le silence.
J'ai découvert cette technique d'animation il y a plus de 5 ans et depuis elle fait partie de mon discours d'introduction de chaque séminaire, atelier ou formation. C'est une technique simple et très efficace qui me permet de sauvegarder mes cordes vocales pour mes prises de paroles.
La consigne que je présente est ainsi :
Si l'animateur ou quelqu'un souhaite demander le silence pour recentrer le débat ou apporter une information importante aux échanges, il doit lever la main.
Chaque personne dans la salle qui voit une main levée doit également lever la main et se taire.
Une fois le silence revenu, la personne peut s'exprimer à haute voix pour être entendue de tous.
Je peux vous assurer sur cette technique est infaillible. Au départ, chacun dans la salle trouve la pratique curieuse et suit le mouvement de lever de main. Le silence est ramené à la salle en moins de 30 secondes pour plus de 100 participants dispersés en petits groupes très bavards dans un espace de conférences.
Avec cette méthode on n'agresse pas les gens avec de la musique à fond ou des cris au micro. Et chacun étant actif dans l'appel au silence ne peut pas l'ignorer.
la main chaude ou ROTI
Ces deux noms sont répandus pour désigner pratiquement la même chose. C'est en fait un vote de 1 à 5 sur une main. Cette technique d'animation est simple et participative.
Supposons que je souhaite vous demander si vous avez compris les consignes. Je vous demanderais :
Avez vous les éléments dont vous avez besoin pour démarrer l'atelier ? Votez de 1 à 5. 1 signifiant je n'ai rien compris à ce qu'il faut faire, 5 j'ai tout compris je peux commencer.
Ensuite si les votes sont inférieurs à 3 vous apportez des éclaircissements, sinon vous passez voir ceux qui ont besoin d'aide
Imaginons que l'on ait pris une action ou choisi une problématique à traiter en rétrospective, je demanderais :
Êtes-vous d'accord avec la décision ? Votez de 1 à 5. 1 signifiant je ne partage pas du tout l'avis de mes collègues, il faut changer, 3 je ne suis ni pour ni contre et 5 je suis tout à fait d'accord.
Ensuite si vous avez des votes inférieurs à 3 vous avisez en fonction du sujet, des participants, et des objections exprimées.
ROTI ou satisfaction à chaud
Ce même vote peut servir également pour ce qu'on appelle le ROTI (Return on time invested). Suite à tout atelier ou réunion ou formation, je demande aux participants de :
Votez de 1 à 5 sur l'intérêt de votre participation. 1 j'ai complètement perdu mon temps, j'aurais préféré faire autre chose de plus utile, et 5 j'ai très bien investi ces 2 heures.
Bien entendu pour tous ces votes je demande de voter en simultané. Je compte donc jusqu'à 3 et ils lèvent tous la main avec le bon nombre de doigts. Ainsi les avis des uns et des autres ne sont pas influencés.
Au delà d'être une technique d'animation, le ROTI me permet en fait de m'améliorer à chaque fois. Les retours des participants sont une mine d'informations fabuleuse pour le facilitateur.
Dot voting
Le dot voting est une technique d'animation d'atelier facile à mettre en œuvre et qui permet à une équipe de voter plusieurs items sans que chacun ait de regrets particuliers.
L'idée est que chaque participant a droit à 3 voix : 3 gommettes (physiques que l'animateur lui donne).
Donc la liste des items entre lesquels il faut décider est affichée clairement sur un paper-board et chaque participant peut mettre ses voix là où il souhaite. Il peut alors donner toutes ses voix sur un item qu'il souhaite mettre en avant. Mais il peut également distribuer ses voix sur différents items.
A l'issue du vote, l'item qui a le plus de voix est traité en premier. Traitez les autres dans l'ordre des voix obtenues.
Proposer un panier de bienvenue
Une autre technique d'animation d'atelier est de favoriser l'attention. Sur chaque table, je mets à disposition des participants un panier composé des items nécessaires à l'atelier (feutres, post-its, stylos,...). J'agrémente toujours ce panier de bonbons et de jouets.
En effet, les bonbons permettent d'avoir une bonne surprise. Ils mettent les participants de bonne humeur. Et comme dit Nicolas : "c'est plus compliqué de se disputer quand on mange des bonbons."
Et les jouets sont généralement des cubes, des hand-spinners, petites balles,... Ils permettent de s'occuper les mains. En occupant les mains (par autre chose qu'un téléphone mobile ou un ordinateur) les gens sont tout de suite plus attentifs.
Créer un Parking lot pour gérer les questions
Cette technique marche lors des présentations et des formations. Mais je suis curieuse de savoir si vous la réutilisez ailleurs.
Lorsque vous devez présenter un sujet face à une assemblée, il y a 2 écoles pour gérer les interruptions :
- Ceux qui débitent tout leur discours avant de laisser les participants poser des questions.
- Ceux qui acceptent les questions au fur et à mesure.
Vous l'aurez compris, je ne suis pas fan de la méthode 1. D'abord parce que selon l'animateur la session peut être très barbante. Ensuite, parce qu'en tant qu'animateur vous ne savez pas si les gens vous suivent ou hochent la tête bêtement. Et enfin, pendant une formation si on veut créer de l'interactivité et de l'engagement des élèves, c'est bizarre d'empêcher les questions à la volée ...
Avec la méthode 2 par contre vous courez deux risques qu'il n'y a pas dans la première : celui de ne pas avoir assez de temps pour aborder tout ce que vous souhaitez et d'avoir des questions dont la réponse est donnée 2 minutes après dans ce que vous aviez prévu de dire.
Pour ma part, j'ai toujours à proximité la liste des chapitres et l'heure au plus tard où chacun doit commencer. Ainsi, je peux répartir de façon juste le temps d'échange sur chaque partie.
La technique du parking lot
Et c'est là qu'intervient le parking lot pour gérer les interruptions liées aux questions. Il s'agit d'un pan de mur dans lequel je propose aux participants qui n'ont pas eu la possibilité de poser leurs questions dans le temps que je leur ai alloué, d'ajouter un post-it avec leur question.
Ainsi au fil de la présentation, j'ai 2 possibilités de traiter les questions :
- je réponds aux questions qui éclairent le groupe,
- je demande aux participants de mettre en parking lot :
- les questions spécifiques à leur cas particulier
- les questions qui spoilent le reste de la présentation
- et celles qu'ils n'ont pas eu le temps de poser dans le temps imparti.
A la fin de la réunion, je prends les questions qui intéressent tout le monde en priorité du parking lot. Une par une, je les lis et demande aux participants s'ils ont une réponse. Et je complète quand c'est nécessaire.
Je garde en dernier les questions qui évoquent des cas particuliers. Ainsi les pressés peuvent partir. Seuls ceux qui sont intéressés restent pour découvrir la réponse.
Le buzzer à idées pour des interruptions contrôlées
Imaginez que vous soyez dans un brainstorming d'équipe très animé. Il y a ou pas un scribe (celui qui prend des notes) désigné. Les idées bonnes et moins bonnes fusent et le scribe en rate les trois quarts, soit parce qu'il n'a pas entendu, soit parce qu'il est pris dans l'échange.
A la fin de la réunion vous avez 2 idées qui se battent en duel sur le rapport alors qu'il y en a eu beaucoup plus.
Une technique utile est de mettre à disposition des buzzers accessibles à tous les membres.
Le premier est le buzzer "idée à sauvegarder / creuser". N'importe quel membre peut le sonner sauf celui qui émet l'idée. Ce buzzer indique que l'idée vaut le coup de s'y pencher et de la sauvegarder.
Le deuxième buzzer est le buzzer "changer de sujet". Il indique qu'on dévie de la conversation ou que la personne qui sonne a un élément factuel pour justifier que c'est une idée qui ne marche pas.
Avec cette méthode, vous gérez les interruptions et divagations dans la réunion. De plus, chacun pense au compte rendu : vous n'avez pas à rappeler au scribe tout le temps qu'il doit prendre des notes.
Remarque bonus : la prise de note est souvent bien plus utile et efficace lorsque le scribe partage son écran (en visio ou via un projecteur en salle de réunion). En effet, tout le monde peut voir ce qui est écrit en temps réel et donc faire une remarque pour modifier la formulation ou ajouter / retirer une idée.
En conclusion
Chaque facilitateur a ses outils chouchous, ses techniques d'animation pour animer les ateliers et autres réunions. En effet, elles nous permettent de créer une dynamique lors de nos ateliers.
Et vous, avez vous des outils favoris ou des techniques qui vous aident à réussir vos réunions ?