Accueil > Blog > Uncategorized > Gagner du temps en évitant les réunions inutiles

Gagner du temps en évitant les réunions inutiles

par | Oct 19, 2020 | Créons le lien | 0 commentaires

Partagez ce contenu !
  • 5
    Partages

Vos journées se suivent et se ressemblent. Vous les passez à jongler avec votre planning et à courir d’une réunion à l’autre.

D’ailleurs vous n’avez même plus le temps de préparer ces mêmes réunions. De plus, vu que vous voulez tout de même rentrer chez vous à une heure raisonnable, je parie que vous profitez des réunions pour répondre aux mails, finaliser un ou deux dossiers,… Il y a même des personnes qui se permettent de sortir régulièrement de réunion pour prendre un coup de fil.

En conséquence les réunions durent 2 fois plus longtemps pour permettre de rattraper le retard des uns et des autres. Il est temps de s’arrêter pour faire le point. Vous ne pensez pas ?

La récurrence de la réunion

Une réunion récurrente est généralement :

Soit une réunion de travail. Vous y retrouvez vos collègues pour avancer sur une problématique commune. Sachant qu’il soit plus qu’improbable que vous travaillez avec plus de 2 personnes sur un même point d’une réunion pourquoi ne pas annuler ces points et remplacer cela par du travail en binôme ou trinôme ? Ainsi, vous éviterez de mobiliser 10 personnes alors qu’à chaque instant seules 2 personnes sont vraiment concernées. Ensuite, vous pourrez toujours donner de la visibilité sur votre avancement lors du daily standup meeting.

Soit une réunion de synchronisation ou daily standup meeting vous prenez 10 à 15 minutes pour partager votre avancement et vous assurer de partir tous dans la bonne direction. C’est la réunion à ne pas rater. En effet, elle vous permettra d’être au courant de tout ce qui se passe. Libre à vous de demander à un collègue plus de détails après la réunion. Et pareil ici : il ne sert à rien de traiter 50 sujets dans une plénière avec 30 personnes et qui dure 3h !

Soit une réunion de présentation. Alors là, je suis très mitigée. En fait, seuls ceux qui sont directement concernés ou ceux qui présentent doivent y aller. Pour les autres, sentez-vous libres de jeter un œil sur l’ordre du jour et vous connecter juste pour les 20 minutes qui vous intéressent vraiment.

L’organisateur

Il y a 2 catégories d’organisateurs :

L’organisateur « autorité ». Il active un biais d’autorité chez vous. En général, c’est soit un supérieur, un client, quelqu’un de haut placé… Vous souhaitez faire bonne impression. Donc il y a de grandes chances que vous privilégiez cette réunion dans votre ordre de priorités pour la journée.

L’organisateur sans impact sur vous. C’est un collègue, un N-1, quelqu’un d’un autre département… Ici, votre réflexe naturel est de regarder l’ordre du jour et les invités pour décider si vous souhaitez vraiment vous y rendre. Aussi, il est possible est de contacter l’organisateur pour le lui demander !

Les invités

Encore une fois il y a deux possibilités :

La liste ciblée : les personnes invitées à la réunion sont uniquement les personnes qui ont un mot à dire. Alors les décideurs sont également invités. Ceci est typiquement une réunion à ne pas rater. D’ailleurs si les décideurs ne sont pas invités vous pouvez passer votre chemin, cette réunion ne mènera à rien.

L’invitation à la terre entière : L’avantage c’est que votre absence passera complètement inaperçue si vous n’intervenez pas dans cette réunion. Dans ce cas vous pouvez zapper et vous contenter du compte rendu.

Obligatoire ou facultatif

Si vous êtes invité en facultatif, pourquoi ne pas prendre l’organisateur au mot ? Contentez-vous de jeter un œil sur le compte rendu. Alors bien sûr, cela nécessite que l’organisateur ait sélectionné soigneusement les invités.

Si vous êtes invité en obligatoire, regardez bien l’ordre du jour, la liste des invités … avant de vous décider.

L’objet de la réunion

S’il est flou passez votre chemin. Vous n’avez pas de temps à perdre avec des réunions qui partent dans tous les sens. D’ailleurs, en tant qu’organisateur mettez toujours un ordre du jour à vos réunions !

S‘il est clair et bien ciblé ou encore mieux : l’horaire pour chaque sujet est indiqué. Vous pouvez aller pour échanger uniquement sur les sujets et créneaux qui vous concernent.

Le compte rendu

Je suis une grande fan des comptes-rendus réalisés et projetés pendant la réunion. Tout le monde participe à l’écriture, valide être d’accord avec le wording et finalement personne n’a de travail supplémentaire pour le mettre au propre après. Il y a aussi le Sketchnote, une façon de prendre des notes en utilisant le dessin ce qui permet d’aller droit à l’essentiel et d’être beaucoup plus lisible !

Bonus : La loi des deux pieds

Avec tous ces éléments, vous avez toutes les clés en main pour prendre la bonne décision. Vous n’allez qu’aux réunions qui vous intéressent vraiment et où vous avez une vraie valeur ajoutée. Mais que faire si la réunion, même choisie scrupuleusement, vous fait perdre votre temps ?

Si vous faites tout de même l’erreur d’aller à une réunion et qu’elle prend une direction qui ne vous concerne pas sortez de la salle. Quand c’est une pratique courante dans une entreprise, personne ne se vexe et chacun gagne un temps de travail considérable.

Si dans une réunion, tu n’apprends rien ou tu ne contribue pas, alors utilise tes deux pieds pour aller apprendre, ou contribuer, ailleurs !

Loi des deux pieds
Bouchra Benkassem
Bouchra Benkassem

Coach et Formatrice Agile depuis 2014.
Co-fondatrice et Directrice Générale de CreaSila.

Certifications :
PSM1 (Scrum.org), SPC (SAFe), PMPO (SAFe)

S’abonner
Notifier de
guest
0 Commentaires
Inline Feedbacks
View all comments

Nous suivre sur les réseaux

************************

Quel Manager de Dix pour cent êtes-vous ?

Dix pour cent

************************

Ne ratez aucun article !

************************

Inscrivez-vous à notre newsletter !

Inscrivez-vous à notre newsletter !

Inscrivez-vous pour être notifié des nouveaux articles postés ;)

Bravo, vous êtes inscrits !