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Réserver une salle de réunion adaptée pour chaque occasion

par | Nov 9, 2021 | Créons le lien | 0 commentaires

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Vous avez déjà été amenés à organiser une réunion ? Et y participer ? Moi oui ! Énormément ! Je participe à des réunions de travail, des comités de pilotage, des ateliers, j’anime des formations … Quelqu’un m’a fait remarquer un jour que son humeur changeait en fonction de la salle où il était. Et j’ai trouvé ça complètement fou ! Puis j’ai pris le temps d’y réfléchir… Les salles portent-elles la mémoire de ce qu’on y a vécu ? Maintenant, je fais attention lorsque je réserve une salle de réunion !

La salle où on rend des comptes

Petite salle avec table ronde

Vous la connaissez aussi. C’est la petite pièce avec une table ronde et deux chaises. Celle où on fait son entretien annuel avec son N+1. On y explique qu’on a bien travaillé pendant l’année, qu’on a atteint des objectifs. On justifie pourquoi d’autres ne sont pas atteints. Et puis finalement on s’entend dire que cette année c’est la crise blablabla et qu’on n’aura donc pas d’augmentation.

Ce n’est clairement pas la salle où je vais sans y être obligée. Elle me met de mauvaise humeur à chaque fois que je passe devant. Alors y rentrer…

La salle où on compte les points

Salle de crise

On réserve souvent cette salle pour des réunions de crises, des comités de direction, de pilotage …

Il y a une grande table, un tableau, un vidéo-projecteur,… Tout le monde s’assied autour de la table pour débattre du ou des sujets sensibles du moment. Dans cette salle, les débats s’enflamment, des doigts sont pointés et des notes sont attribuées.

A moins d’être le chef, chacun prépare ses arguments et sa défense avant d’entrer.

A peine passé le pas de cette porte, le cœur se serre et on se met sur la défensive. Ce n’est clairement pas la salle pour faire une réunion créative ou un team building.

La salle fun

Salle fun

Elle est grande, lumineuse, il y a parfois des étagères de livres, des canapés, ou encore un billard.

Dans cette salle, on organise justement les formations, les team buildings ou encore on fait une pause pour jouer lorsqu’elle est libre.

Ici, personne ne fronce les sourcils ou est de mauvaise humeur.

Qu’est-ce que ça change ?

J’ai choisi de parler de ce sujet pour tous les animateurs, coachs, scrum masters, facilitateurs, …

Il est important d’identifier ces salles lorsque vous intervenez dans un nouvel environnement. Le choix de la salle dans laquelle vous organisez un atelier peut influer sur son succès ou son échec.

Choisir la salle fun pour un atelier très sérieux est aussi désastreux que choisir la salle où on compte les points pour un team building.

Et dans le doute, choisissez une salle neutre pour l’équipe auprès de laquelle vous intervenez. Pour cela, il suffit d’identifier dans leur agenda la salle où ils ne vont jamais.

En conclusion

Pour chacune de mes expériences en entreprise, je peux citer chacune de ces salles. Souvent parce qu’on utilisait toujours la même salle pour le même type d’évènements.

En plus, quand on évite les réunions inutiles autant bien choisir le lieu des réunions restantes !

Bouchra Benkassem
Bouchra Benkassem

Coach et Formatrice Agile depuis 2014.
Co-fondatrice et Directrice Générale de CreaSila.

Certifications :
PSM1 (Scrum.org), SPC (SAFe), PMPO (SAFe)

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