La planification est toujours un sujet complexe. Dans une équipe, chacun a sa vision, ses priorités. Par exemple, les responsables finance, le commerce, le marketing peuvent parler du même produit, le même objectif et visualiser différemment les priorités et les actions à mener. Pour réconcilier tout le monde, il n’y a rien de mieux que de s’aligner en amont et prioriser en équipe. Et pour cela, je vous propose un atelier qui permet de réunir les différents intervenants d’un projet et de parvenir à un accord et une adhésion de tous à une vision et un plan d’action unique.
Etape 1 : le contexte
L’animateur rappelle le contexte, l’objectif et le périmètre abordé. S’il y a une date cible ou des contraintes c’est le moment de les rappeler. L’objectif étant que tout le monde ait les informations nécessaires pour avancer.
Ainsi, il évite également les hors sujet, les frustrations ou digressions durant la session d’échange.
Puis s’ensuit une période de clarification pour tous.
Etape 2 : l’idéation
Une fois les bases posées, chacun séparément réfléchit aux différentes activités à réaliser ou mini-objectifs à atteindre afin d’accomplir le grand objectif étudié. Chaque idée fait l’objet d’un post-it (pas de doublon ni de regroupement), qu’il faudra prioriser.
Pour cette phase vous devez prévoir un temps de réflexion individuel silencieux de 10 minutes.
Mais vous pouvez ajouter 5 minutes supplémentaires où les participants peuvent se poser mutuellement des questions.
Etape 3 : Récolter et trier les idées
L’animateur récolte toutes les idées rédigées par les participants (tous les post-its).
Tirer une idée au hasard dans la pile et la positionner sur le tableau. Tirer ensuite une seconde idée. Si l’idée est plus importante à mettre en place la placer au-dessus de la précédente. Si l’idée est moins prioritaire, la poser en dessous.
Reproduire l’action avec chaque post-it : il faut les trier tous un par ordre d’importance avec les plus importants en hauts, les moins importants en bas.
Bien entendu ce n’est pas l’animateur qui trie mais bien l’ensemble des participants à l’atelier qui doivent s’accorder sur les niveaux d’importance.
Etape 4 : Evaluer son backlog
En fait ce que vous avez créé c’est le backlog priorisé des actions nécessaires pour atteindre l’objectif fixé au début de l’atelier.
A présent, il s’agit d’estimer les différentes actions. Bien entendu on ne cherche pas à faire très précis.
Donc, prenez l’action la plus simple à réaliser de votre liste et décalez-la le plus à gauche. Prenez ensuite la plus complexe et décalez-la au maximum à droite.
Il ne vous reste plus qu’à classer les actions intermédiaires une par une.
Bravo !
A présent vos actions les plus importantes et les plus faciles sont en haut à gauche et les plus complexes et potentiellement inutiles en bas à droite. Vous voilà avec une liste d’actions priorisées en équipe ! Avez-vous pensé à croiser avec les besoins client ?