Priorités d'Équipe

Dirigeant d'entreprise, entrepreneur, vous le savez : la planification est un défi constant. Surtout en équipe ! Chacun a sa perspective, ses urgences, sa vision de ce qui doit être fait "en premier". Le responsable financier, le commercial, le marketing, même en parlant du même produit ou du même objectif, peuvent visualiser des chemins et des priorités radicalement différents. Résultat ? Des frictions, du temps perdu, et des projets qui patinent.

Chez Creasila, nous accompagnons les dirigeants comme vous à structurer leur activité pour gagner en efficacité et en sérénité. C'est pourquoi nous sommes convaincus que la clé est de s'aligner en amont et de prioriser ensemble. Pour cela, nous vous proposons un atelier concret et puissant. Il permet de réunir les différents intervenants d'un projet, de créer une vision partagée et d'aboutir à un plan d'action unique, compris et soutenu par tous. Prêt à transformer la complexité en une feuille de route limpide ?

Voici les étapes clés :

Étape 1 : Le Contexte – Le Socle de Votre Réussite Collective

Tout projet réussi commence par une fondation solide. Avant de vous lancer dans le "comment", il est impératif que chacun comprenne parfaitement le "quoi" et le "pourquoi".

L'animateur (qui peut être vous, ou un facilitateur externe) a un rôle clé :

• Rappeler clairement l'objectif principal de la session : De quoi parlons-nous aujourd'hui ? Quel est le but ultime de ce projet ou de cette phase ?
• Définir le périmètre précis : Quels sujets allons-nous aborder ? Quels sont ceux qui sont hors champ pour cette réunion ? Cela canalise l'énergie et évite les discussions stériles.
• Partager les contraintes incontournables : Une date butoir non négociable ? Un budget limité ? Des ressources spécifiques ? Autant d'éléments à avoir en tête pour que la priorisation soit réaliste.

L'enjeu ici ? S'assurer que tous les participants partagent le même niveau d'information et la même compréhension des enjeux. C'est le meilleur moyen d'éviter les frustrations, les hors-sujets et les digressions qui font perdre un temps précieux. Prévoyez un temps de clarification où chacun peut poser ses questions pour lever toute ambiguïté.

Le Conseil Creasila pour les Dirigeants : Ne sous-estimez jamais cette étape. En tant que leader, votre rôle est d'apporter cette clarté initiale. Un objectif bien compris est un projet à moitié réussi. Pensez à matérialiser ces informations sur un support visible par tous (tableau blanc, document partagé).

Etape 2 : l'idéation – Faire Émerger l'Intelligence Collective

Maintenant que les bases sont posées et comprises par tous, place à la créativité et à la contribution individuelle ! L'objectif est de lister toutes les actions, tâches ou mini-objectifs à réaliser pour atteindre le grand objectif défini à l'étape 1.

• Réflexion individuelle et silencieuse (environ 10 minutes) : Chaque participant, muni de post-its, note ses idées. Une idée = un post-it. Pas de doublon, pas de regroupement à ce stade. L'important est de générer un maximum d'options sans autocensure.
  • Pourquoi le silence ? Il permet à chacun, même aux plus introvertis, d'exprimer librement ses pensées sans être influencé par les autres. Cela favorise la diversité des idées.
• Temps d'échange optionnel (environ 5 minutes) : Si besoin, les participants peuvent se poser mutuellement des questions pour clarifier la compréhension des idées émises par les autres, mais sans entrer dans le débat ou la priorisation.

Le Conseil Creasila pour l'Optimisation : Encouragez des formulations concrètes et orientées "action" sur les post-its (ex : "Finaliser la maquette du site web", "Identifier 3 nouveaux fournisseurs", "Rédiger l'argumentaire commercial"). Cela facilitera grandement l'étape suivante.

Etape 3 : Récolter et Trier les Idées – Vers une Vision Partagée

C'est le moment de mettre en commun et de commencer à structurer la pensée collective.

1. Collecte : L'animateur rassemble tous les post-its générés.
2. Premier Tri Relatif :
   • Piochez un post-it au hasard et collez-le sur un grand tableau ou un mur.
   • Piochez un second post-it. Demandez au groupe : "Cette nouvelle action est-elle plus importante, moins importante, ou d'égale importance que la première pour atteindre notre objectif global ?"
   • Positionnez ce second post-it au-dessus (plus important), en dessous (moins important) ou au même niveau (si vous permettez des équivalences temporaires, mais l'objectif final est une hiérarchie).
3. Itérer et Affiner : Répétez l'opération avec chaque post-it. Chaque nouvelle idée est discutée par le groupe et positionnée par rapport à celles déjà classées. La discussion doit aboutir à un consensus sur le niveau d'importance relative de chaque action. Ce n'est pas l'animateur qui trie, mais bien l'ensemble des participants.

L'objectif est d'obtenir une colonne unique d'actions, classées de la plus prioritaire (en haut) à la moins prioritaire (en bas). Les débats sont naturels et même souhaitables : ils sont le signe d'une équipe engagée qui confronte ses points de vue pour construire une vision commune.

Le Conseil Creasila pour le Management : En tant que dirigeant, votre rôle ici est de faciliter, d'assurer une écoute active de chaque membre et d'aider le groupe à converger. Ce processus renforce la cohésion et l'adhésion au plan d'action final.

Etape 4 : Évaluer son Backlog – De la Priorité à l'Action Stratégique

Ce que vous avez créé à l'étape précédente, c'est votre backlog d'actions priorisées. C'est déjà une grande victoire ! Mais pour être véritablement stratégique, il faut maintenant croiser cette priorité avec l'effort estimé pour chaque action.

1. L'Axe de l'Effort : Prenez votre colonne d'actions priorisées verticalement. Nous allons maintenant les répartir horizontalement.
2. Identifier les Références :
   • Demandez au groupe : "Parmi toutes ces actions, quelle est celle qui vous semble la plus simple, la plus rapide à mettre en œuvre ?" Prenez ce post-it et, tout en respectant sa hauteur (son niveau de priorité), décalez-le complètement sur la gauche de votre espace de travail.
   • Puis : "Quelle est l'action qui vous paraît la plus complexe, la plus longue, ou qui demandera le plus de ressources ?" Décalez ce post-it complètement sur la droite.
3. Positionnement Relatif : Prenez ensuite toutes les autres actions, une par une. Pour chacune, le groupe discute et la positionne horizontalement entre ces deux extrêmes (simple vs. complexe), en fonction de l'effort perçu.

Bravo ! Vous venez de créer une matrice de priorisation dynamique !

Vous avez maintenant une vision claire :

• En haut à gauche : Forte priorité / Faible effort. Ce sont vos "Quick Wins" ! Les actions à lancer en premier pour un impact rapide et visible.
• En haut à droite : Forte priorité / Fort effort. Vos projets stratégiques majeurs. Ils sont cruciaux mais demandent planification et ressources.
• En bas à gauche : Faible priorité / Faible effort. Des tâches à réaliser si le temps le permet, ou à déléguer.
• En bas à droite : Faible priorité / Fort effort. Celles-ci méritent réflexion. Sont-elles vraiment indispensables ? Peuvent-elles être simplifiées, reportées, voire abandonnées ?

Vous voilà avec une liste d'actions priorisées par l'équipe, non seulement en termes d'importance mais aussi d'effort. C'est un outil puissant pour piloter vos projets avec agilité et concentrer vos ressources là où elles auront le plus d'impact.

Pour Aller Plus Loin (La Touche Creasila) : Cette priorisation est un excellent point de départ pour structurer vos plans d'action. Mais avez-vous pensé à croiser ces priorités internes avec les besoins réels de vos clients et les attentes de votre marché ? S'assurer que ce qui est prioritaire pour vous l'est aussi pour ceux que vous servez est fondamental pour une croissance durable. C'est une réflexion que nous encourageons vivement chez Creasila et sur laquelle nous pouvons vous accompagner.