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Gestion du temps et priorités : le guide ultime pour les entrepreneurs

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Entrepreneur passionné, tu sens que tes journées mériteraient d’être plus productives ? Tu rêves d’accomplir davantage, tout en dégageant du temps pour toi ? La clé, c’est une gestion astucieuse de ton temps et de tes priorités. Si les bases d’une bonne organisation sont souvent connues, le véritable enjeu réside dans une planification taillée sur mesure pour toi. Dans les lignes qui suivent, tu découvriras une panoplie de stratégies pour maîtriser ton temps. Choisis celles qui résonnent en toi, et même en n’appliquant qu’une fraction d’entre elles, tu verras ta productivité s’envoler. Prêt à propulser ton entreprise vers de nouveaux sommets ? Attache ta ceinture, et embarque pour cette aventure transformationnelle !

La gestion du temps et des priorités, c’est quoi ?

La gestion du temps, c’est l’art de déterminer quelles activités sont à prioriser pour ton entreprise. Qu’est-ce qui nécessite ton attention ? Que dois-tu déléguer ? Qu’est-ce qui doit être reporté ? La planification et l’organisation impliquent l’utilisation d’outils de gestion, d’agendas, de calendriers, d’applications. Mais le résultat reste le même : gérer ton temps de sorte à avoir la vie que tu souhaites. Peu importe si tu souhaites travailler 70 heures ou 15 heures par semaine, c’est ton équilibre qui compte.

La gestion des priorités implique une réduction des distractions. Les interruptions et les perturbations font partie des mauvaises pratiques à supprimer. C’est un jeu qui ne se termine jamais. Des ajustements seront à effectuer dans le temps. Le but étant que ta gestion personnelle soit en adéquation avec tes objectifs.

L’avantage d’une bonne gestion du temps et des priorités, c’est d’augmenter ta productivité et ton efficacité. Ton équilibre, vie professionnelle et vie personnelle seront améliorées. Ta prise de décision sera également meilleure. Et tu sais à quel point cela peut engendrer du stress. Tu connais l’importance de bien gérer son temps. Mais comment faire concrètement ? C’est ce que nous allons voir !

Comprendre le principe 20-80 de la Loi de Pareto pour plus de productivité

Impossible de parler gestion du temps sans passer par la Loi de Pareto. Concrètement, le principe 20-80 veut dire : 20 % des actions engendrent 80 % de résultats. Par exemple, se concentrer sur le design de ton site avant de chercher des clients, fera partie des 80 % qui ne vont t’apporter que 20 % de résultats. Ça ne veut pas dire que le design est sans intérêt. Ça veut dire qu’il n’est pas prioritaire à l’instant T.

Pour appliquer cette Loi, analyse toutes les actions qui vont t’apporter le maximum de bénéfices. Tes produits, ton marketing, ta prospection, ta communication, etc., passe tout au peigne fin. Où est-ce que tu peux mettre du temps, des efforts, de l’argent, de la main-d’œuvre et qui peut apporter 80 % de résultats ? Supprime tout le reste de ton planning en attendant.

Imagine que tu es concentré uniquement sur les tâches qui te font vraiment avancer. Il y a des chances pour que tes concurrents ne fassent pas le travail de priorisation. Tu vas ainsi accroître tes revenus et ta croissance en minimisant les efforts. De plus, en étant au clair avec tes objectifs, tes décisions seront plus éclairées. En ayant en tête les principaux leviers de ton entreprise, ta stratégie en matière d’investissement, de marketing, du développement de tes produits se verra améliorée.

L’art de la planification

Le planning est un indispensable de la gestion du temps et des priorités. Découvre 2 façons différentes pour cibler tes objectifs comme un laser. Choisis-en une et teste-la pendant au moins 1 mois. Si elle te convient, garde-la. Sinon, essaies-en une autre.

Organiser son planning avec des blocs de temps

La planification par blocs consiste à diviser ta journée par segments dédiés. Ça veut dire que tu vas allouer des heures d’une journée à une tâche bien précise. En voici les atouts :

  • une meilleure concentration : réduction des distractions ce qui permet de s’immerger dans le travail ;
  • gestion efficace des priorités : les tâches prioritaires reçoivent l’attention qu’elles méritent ;
  • réduction du stress : l’élimination du sentiment d’être débordé réduit le stress.

Pour gérer ton emploi du temps par bloc de temps, commence par évaluer les tâches à effectuer. Tu dois avoir une vue d’ensemble des priorités et de tes obligations. Fais une estimation de la durée de chaque action. Tu peux utiliser des applications qui traquent le temps comme Toggl pour une estimation plus précise. Regroupe toutes les tâches similaires pour faire du batching. Évite de remplir chaque minute. Laisse des trous pour avoir des « zones tampons ». En fin de journée, réajuste pour améliorer ton système de planification.

Cela peut sembler laborieux, mais les bénéfices sur le long terme valent la peine !

Planning fixe, bloquer du temps dans son agenda

Le planning fixe est idéal pour ceux qui recherchent une routine stricte. La structure claire et prévisible te permet de savoir quoi faire, et à quel moment de la journée. Ainsi, ton planning hebdomadaire sera similaire chaque semaine. La procrastination sera drastiquement réduite, car tu n’auras pas à réfléchir sur quelles tâches tu dois effectuer à telle heure. Pour tes rendez-vous, ton temps est alloué ce qui te donne l’assurance de respecter tes horaires.

Pour avoir un planning fixe, fais une évaluation des tâches récurrentes. Estime le temps nécessaire. Prend en compte des créneaux optimaux pour placer les tâches les plus difficiles. Par exemple, les tâches intellectuelles le matin quand l’esprit est frais. Utilise un agenda numérique ou papier pour bloquer physiquement ton temps. Google Agenda convient très bien si tu souhaites utiliser un outil simple. Assure-toi que tes blocs de temps soient clairement définis. N’oublie pas que tes blocs doivent être fixes. Il faut donc respecter le planning. Tu peux déplacer ou supprimer une tâche seulement en cas d’urgence.

Prends l’habitude de réajuster de temps en temps. La vie étant imprévisible, cela reste indispensable.

Le plan de 90 jours

Le plan de 90 jours te sert à te concentrer sur 3 objectifs maximum pendant 3 mois. Sans plan, on ne sait pas où l’on va. Cela va te permettre de te cadrer sans te restreindre. Ça te donne comme avantages d’alterner entre le côté stratégique et exécutif. Ce qui est parfait en cas de démarrage et pour les solopreneurs. Tu restes ainsi flexible tout en gardant ton efficacité. Aussi, avec le plan trimestriel, tu vas pouvoir mesurer ton avancement.

Pour construire ton premier plan de 90 jours, réunis les 2 à 3 objectifs majeurs que tu souhaites atteindre. Si possible, fais en sorte qu’ils respectent les indicateurs SMART. Décompose chaque objectif en sous-objectif. Par exemple, pour l’écriture d’un livre, quels sont les chapitres ? Fais un suivi hebdomadaire de l’avance de chacune de tes tâches. Ajuste tes actions en conséquence. Chaque mois, fais une révision plus complète. Enfin, tous les 3 mois, fais un bilan. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce que tu devrais ajuster ? Tire des leçons de tes échecs. Et célèbre tes succès comme il se doit. C’est aussi ça être entrepreneur !

Matrice Eisenhower : trier les tâches par ordre de priorité

La matrice Eisenhower permet de trier toutes tes tâches en 4 quadrants. Deux critères à retenir : l’importance d’une tâche et son niveau d’urgence. Voici les 4 quadrants :

  • quadrant 1 : tâches importantes et urgentes ;
  • quadrant 2 : tâches importantes, mais non urgentes ;
  • quadrant 3 : tâches non importantes, mais urgentes ;
  • quadrant 4 : tâches non importantes et non urgentes.

Les tâches du quadrant 1 sont les plus urgentes et sont à traiter en priorité. Les tâches du quadrant 2 sont à planifier. Sinon, elles risquent de passer à la trappe. Pour le quadrant 3, il vaut mieux les déléguer. Le quadrant 4 quant à lui, ce sont les tâches à supprimer.

Le Pomodoro : une technique pour travailler en étant focus

Inventée par Francesco Cirillo dans les années 1980, la méthode Pomodoro vise à améliorer la concentration. Cela te permet aussi de prévenir la fatigue mentale. De plus, tu auras une meilleure conscience du temps. Concrètement, cette méthode de gestion du temps te fait utiliser un minuteur que tu vas placer sur 25 minutes. Pendant ces 25 minutes, tu vas travailler sans aucune distraction. Une fois le temps écoulé, prends 5 minutes de pause. Une fois 4 cycles passés, tu peux prendre 20 à 30 minutes de pause jusqu’au prochain cycle.

Tu peux utiliser cette méthode en plus de ton planning par blocs ou planning fixe. Essaie-là pour en voir les bénéfices ! À noter que tu peux ajuster les temps de travail et de pause. Par exemple, 50 minutes de travail pour 10 minutes de pause sont tout à fait valables. À toi de choisir les meilleurs chronos. Ta gestion du temps et de tes priorités sera grandement améliorée.

Minuteur en forme de tomate pour appliquer la technique du Pomodoro
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Faire la tâche la plus difficile le matin : « Eat the frog »

Le principe Eat the frog (manger le crapaud) est attribué à Mark Twain. L’objectif est d’effectuer la tâche la plus ardue dès le matin. Ainsi, dès que le plus dur est fait, tu es tranquille pour le reste de la journée. Voici 3 avantages à appliquer la stratégie Eat the frog :

  • tu exploites ton énergie matinale ;
  • tu évites la procrastination ;
  • tu augmentes le sentiment d’accomplissement.

Pour la mise en pratique, identifie chaque soir l’action la plus importante ou la plus exigeante. Assure-toi que la préparation est parfaite. Cela peut inclure les ressources, les informations ou l’environnement de travail. Fais en sorte d’éliminer toutes les distractions. Engage-toi à terminer la tâche pendant la période définie. Ne fais rien d’autre. Reste concentré. Une fois terminé, accorde-toi une récompense. Une pause, une friandise ou quelque chose que tu aimes.

La méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen

La méthode GTD est reconnue pour son efficacité. Usine à gaz pour certains et idée de génie pour d’autres. Tu peux simplement venir piocher le meilleur de la méthode et de l’appliquer à ton quotidien. Elle fonctionne en 5 points clés :

  • collecter ;
  • traiter ;
  • organiser ;
  • réviser ;
  • exécuter.

Collecter : rassemble toutes les tâches, idées et rendez-vous dans une « corbeille d’entrées ». L’objectif étant de centraliser dans un endroit unique. Tu peux utiliser un logiciel pour cela.

Traiter : analyse chaque élément de la corbeille d’entrées. Détermine le type de tâche, le contexte, l’action immédiate et la prochaine étape. Élimine, mets en attente ou classe les éléments qui doivent l’être.

Organiser : réparti les tâches dans des bacs ou des listes. Là encore, tu peux le faire sur ton logiciel de gestion. Intègre les rendez-vous et les deadlines dans un calendrier. Créer une liste pour tes projets, que tu peux associer à un calendrier. Note toutes les tâches que tu dois déléguer.

Réviser : vérifie régulièrement la pertinence et la classification des notes. Déplace ou supprime les missions finalisées. Il est recommandé de faire un point quotidien, hebdomadaire et mensuel pour maintenir en ordre toute ton organisation.

Exécuter : après avoir passé toutes les étapes, tu sais exactement quoi faire. Il ne te reste qu’à passer à l’action.

Cette organisation peut paraître lourde. Mais si tu as un caractère qui a besoin de contrôle dans sa planification, alors ça peut t’être très utile.

Utiliser des outils pour améliorer son organisation

Au XXIé siècle, les outils d’organisation sont un must. Ils te permettent de rassembler toutes les informations relatives à un projet en un seul endroit. Facilitant ainsi l’accès et la mise à jour des données. Pour la collaboration, entre tes équipes ou tes clients, le partage de documents, de commentaires ou d’espace de travail va faciliter la vie de tout le monde. Aussi, le suivi des progrès en temps réel grâce aux dashboards (tableau de bord) va te donner une vue d’ensemble. Pour planifier tes priorités, suivre les problèmes, anticiper les obstacles, ces outils vont te permettre de réduire les risques.

Les outils à connaître :

Trello : outil basé sur la méthode Kanban. Il offre une interface visuelle sous forme de tableau des tâches à effectuer. Tu peux aussi voir tes actions en listes ou cartes. Idéal pour la gestion de tes To-Do list. Il reste classique et limité pour la collaboration.

Asana : il offre une grande flexibilité dans la gestion des projets. C’est un excellent outil de collaboration. De nombreuses options sont à ta disposition avec cet outil.

Notion : presque un incontournable. Notion est un tout-en-un qui te permet de gérer toute ton entreprise avec un seul logiciel. Son avantage principal est aussi la contrainte principale. Tu vas devoir créer tout ton espace avant de pouvoir en profiter. Mais il sera sur-mesure.

Planifier la journée du lendemain pour une optimisation du quotidien

Une erreur courante est de laisser la journée du lendemain sans planning précis. Le problème, c’est que le matin, on ne sait pas quoi faire. On perd de l’énergie et on finit par procrastiner. Prends l’habitude de planifier ta journée au soir pour ta journée du lendemain. Ainsi, tu évites la dispersion de ton énergie. Pense aussi à consulter tes mails à des moments stratégiques de la journée. Par exemple, au soir après ta journée de travail. Si tu regardes au matin,

tu risques de gaspiller ta concentration pour une tâche qui peut attendre.

Toutes les bonnes habitudes à prendre pour une meilleure gestion du temps et des priorités

Supprimer toutes les notifications

D’après une étude, les possesseurs d’iPhone déverrouillent leur appareil 80 fois par jour en moyenne. Et ils toucheraient 2 617 fois leur téléphone. En supprimant toutes les notifications, tu seras très en dessous de la moyenne. Il faut 25 minutes pour se remettre d’une distraction. Ce petit bijou de technologie dans notre poche est aussi une formidable machine à procrastiner. Sans être extrême, pense à changer tes habitudes avec ton smartphone. En commençant par supprimer les notifications. Supprime les microdistractions incessantes pour retrouver une concentration optimale.

Petite enveloppe avec le petit 1 qui montre la notification
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Retirer YouTube, Facebook, LinkedIn, X (Twitter), Instagram, Tik Tok et tous les réseaux sociaux pendant les temps de concentration

Ajoute un bloqueur de site pour être sûr de ne pas aller sur les réseaux sociaux. Même si tu dois faire ta création de contenu, il faut y aller le moins possible. Pendant tes temps de concentration intense, ils vont avaler ton esprit et te prendre de la charge mentale. Les ingénieurs des réseaux sociaux ont tout fait pour prendre l’attention du cerveau humain. Ils savent parfaitement comment s’y prendre. Aussi, il est inutile d’y résister. Fais un test pendant une semaine pour te rendre compte comme il est difficile de ne pas aller sur les réseaux sociaux. Pour le travail, accorde-toi un temps fixe en fin d’après-midi pour y naviguer.

Construire un espace de travail impeccable

Le bazar sur un bureau favorise la dispersion des pensées. Les dossiers et notes ont tendance à se cumuler ? Pense à tout nettoyer quand tu as fini ta journée de travail. Avoir un espace clean va améliorer ta productivité. Cela vaut pour une maison en désordre. Ta charge mentale est prise par tout le ménage que tu dois effectuer. Pense à faire appel à un professionnel du ménage si besoin. Le matin, tu dois pouvoir attaquer ta journée sereinement. Ta gestion du temps et des priorités s’en verront améliorées.

Faire du batching : rassembler les tâches identiques

Le batching ou regroupement des tâches est une technique de productivité qui consiste à rassembler et à exécuter toutes les tâches similaires. Par exemple, la rédaction de 5 posts Instagram plutôt qu’un seul. Les avantages :

  • Réduire la dispersion : changer fréquemment de tâche va entraîner des coûts sur ta charge mentale. Le temps d’adaptation à une nouvelle tâche est long. Avec le batching, tu supprimes ce temps. Les interruptions sont donc supprimées, améliorant ton efficacité.
  • Optimisation du temps : en traitant les tâches par lot, tu vas optimiser les étapes d’un processus répétitif. Par exemple, la rédaction d’e-mail en une seule session peut te garantir ta production mensuelle en une seule demi-journée. Pareil pour la lecture et les réponses que tu dois fournir à tes prospects et clients !
  • Réduction du stress et de la surcharge : tu seras moins débordé en dédiant des blocs de temps aux types de tâches. Tu vas réduire la sensation de devoir tout faire en même temps.

Supprimer le multitâches

Eh non, faire 40 tâches à la fois ne rend pas plus productif. Bien au contraire. En utilisant la méthode Pomodoro et planifiant tes actions une à une, tu seras beaucoup plus efficace. Le multitâche pourrait réduire jusque 40 % de ta productivité. Tu veux éviter ça. En ayant une attention fragmentée, tu augmentes aussi ton risque de faire des erreurs. Ta fatigue mentale est énormément augmentée quand tu fais plusieurs tâches en même temps. Ta créativité est très réduite. Et le processus de consolidation de la mémoire est dédertioré. Difficile d’apprendre avec tout ça !

Pense à supprimer entièrement le multitâches de tes habitudes.

Prendre des vacances

Les vacances offrent aux entrepreneurs l’occasion de se détendre. Se ressourcer et retrouver une nouvelle énergie fait partie du processus de créativité. Tu pourras aborder de nouveaux défis avec vigueur ! Sortir la tête du guidon peut te faire voir les choses sous un nouvel angle. Ainsi, envisager de nouvelles opportunités ou des modifications. Le burnout est à portée de tous les entrepreneurs ambitieux. Prendre des vacances n’est donc pas une option.

En ton absence, tu peux déléguer à ton équipe en les faisant gagner en autonomie. Cela peut renforcer l’équipe. Ils pourraient aussi voir ton entreprise d’un nouveau point de vue.

Si tu as peur de prendre des vacances, trouve une passion qui te ferait quitter ton travail momentanément. C’est un besoin que tout le monde doit combler.

La gestion du temps et des priorités, que faut-il retenir ?

Pour un entrepreneur, la gestion du temps et des priorités sont indispensables. Gain de productivité, d’efficacité, de sérénité, tu dois prendre cela au sérieux.

Voici un petit rappel des techniques que nous avons abordé :

  • Loi de Pareto ou principe 80/20 ;
  • l’organisation du planning par blocs ou le planning fixe ;
  • le plan de 90 jours ;
  • la matrice d’Eisenhower ;
  • la technique Pomodoro ;
  • Eat the frog, faire le plus difficile au matin ;
  • la méthode GTD ;
  • utiliser des outils d’organisation.

Pioche les techniques qui te correspondent le mieux. Tu n’es pas obligé de tout appliquer. Le but final est que tu gagnes du temps. Et ce temps gagné, c’est à toi de le distribuer comme tu le souhaites. Tu as besoin d’aide pour t’organiser ? Ou alors, tu as besoin de l’énergie d’un groupe d’entrepreneurs ambitieux pour te développer ? Rejoins le mastermind Le Parcours du Dirigeant qui va t’aider à te propulser. Ta gestion du temps et des priorités seront parfaitement investies !

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