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Conflits en réunion – comment maîtriser la situation

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L’objectif d’une réunion est d’aboutir à des décisions communes. Or qui dit accord, dit potentielles divergences d’opinion. Lorsqu’un sujet délicat est abordé, les tensions peuvent rapidement émerger. Idem lorsque des mésententes sont présentes dans l’équipe, les conflits en réunion peuvent apparaître. Comment l’animateur peut maîtriser la situation, éviter que ça s’envenime ? Ou le cas échéant, ramener le calme ?

Pourquoi ça dérape ?

Parfois, la réunion est d’avance condamnée. Lorsqu’un conflit latent existe entre les participants, l’animateur sait à l’avance qu’il va devoir rester sur ses gardes.

De même, lorsque le sujet abordé est délicat, qu’il impacte les responsabilités ou l’égo des uns et des autres il peut y avoir dérapage.

L’attitude d’un ou plusieurs participants peuvent également causer des conflits en réunion. Celui-ci par contre peut prendre l’animateur au dépourvu. Il doit être réactif dans ce cas.

Anticiper les conflits en réunion

Lorsque les indicateurs sont au rouge avant même la réunion, l’animateur doit arriver préparé.

Il rappelle les règles de la réunion : bienveillance, ne pas se couper la parole ou encore rappel de l’ordre du jour pour garder les sujets sur les rails.

Si un conflit latent entre deux participants est connu d’avance, il serait préférable d’organiser une médiation en amont. L’animateur s’assurera à minima de briefer les deux parties avant la réunion.

Détecter les signaux

Il y a des signaux qui ne trompent pas quand on observe bien la salle.

Pour les détecter, le facilitateur doit maîtriser la posture méta. Cela consiste à avoir une vision d’ensemble de la salle. Elle permet de prendre du recul au lieu de trop s’investir dans les différents échanges.

L’animateur doit donc être attentif aux soupirs, regards de travers et ricanements des membres. Il doit également surveiller les schémas répétitifs de prise de parole tels que les interruptions, appositions et remarques quand c’est déplacé.

Risques des conflits en réunion

Les dérapages doivent être identifiés et contrôlés le plus tôt possible. Si le facilitateur ne le fait pas il risque de voir la réunion déraper et donc ne pas atteindre son but et sa crédibilité d’animateur envolée en fumée.

Sur le long terme les situations peuvent s’envenimer et détruire toute la dynamique de l’équipe qui atteindra de moins en moins ses objectifs.

Désamorcer la situation

Il est primordial pour désamorcer un conflit en réunion de rester calme. L’urgence est d’analyser la situation. Quelle est la posture de chacun, en quoi est-elle toxique ? Et comment canaliser les énergies pour continuer la production dans un environnement plus sain ?

En effet, chaque attitude négative en réunion peut être canalisée vers une attitude constructive si on charge la personne de la responsabilité adéquate.

Par exemple, celui qui trouve toujours la petite bête dans chaque solution peut être responsable qualité. En le chargeant de lister les risques pour qu’ils soient adressés correctement, il devient contributeur au lieu de perturbateur.

Conclusion

Le maitre mot lorsqu’on a une réunion à risque est la « position méta ». Si l’animateur ne voit pas venir les choses et qu’il n’identifie pas les comportements à risque, il n’a aucune chance de rectifier la situation.

La gestion de la situation par la suite sera plus aisée quand on a compris la dynamique existante.

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