Nous vous proposons aujourd’hui un atelier pour adresser des problématiques par la cause dans vos projets. Pour tous ces sacs de nœuds qui vous semblent inextricables l’atelier Ishikawa vous aidera à trouver le bon bout. Cet atelier que l’on pourrait rapprocher des 5 pourquoi permet à une équipe de brainstormer en tenant compte des avis de tous, de ne pas perdre de vue des items qui sont clé et d’adresser le sujet dans son ensemble. Les 5 pourquoi à contrario utilisés seuls n’adressent qu’un seul aspect et peut échouer du fait de ne pas dresser une vision globale.
Identification de la problématique
Donc l’atelier commence par mettre les présents d’accord sur la situation à adresser. Généralement c’est l’objet de la réunion. Je vous propose de la définir par des faits ainsi que des symptômes visibles sur lesquels chacun ne peut qu’être d’accord.
Une fois la situation de blocage décrite, notez la définition sur le tableau et tracez une carcasse de poisson autour :
Identification des causes
Une fois les participants accordés sur la problématique à résoudre, il est temps de se pencher sur les causes.
Distribuez à chaque participant 3 post-ils et demandez leur d’indiquer sur chaque post-it une cause à la problématique. Ce travail individuel est nécessaire pour ne pas s’influencer mutuellement. Plus le groupe de participants sera représentatif des différents métiers impliqués plus les informations que vous recueillerez seront complètes.
Au bout de 3 minutes, demandez aux personnes de présenter à tour de rôle la cause qu’ils ont identifiée. Chaque fois que vous aurez une cause nouvelle collez-la au bout d’une arête du poisson. Chaque fois que vous aurez un doublon collez le post-it sur l’arête correspondante.
Vous venez de réaliser le premier niveau des 5 pourquoi !
Au secours Pareto !!!
Normalement à ce niveau de l’exercice vous avez un grand nombre de causes et vous ne savez pas par où commencer. C’est le moment de faire intervenir la loi de Pareto : 80% du résultat vient de 20% des actions.
Et donc vous allez commencer par chercher le 20% des causes qui génèrent 80% de la problématique.
A vous de choisir votre arme : la discussion, le vote à main levée, le dot voting,… pour que les participants choisissent la cause qu’ils doivent traiter en premier. Vous pouvez les rassurer en rappelant le principe d’empirisme : vous pourrez toujours revenir traiter les autres causes plus tard lors d’un autre atelier s’ils sont priorisés.
5 Pourquoi
La cause que vous avez identifiée est donc le premier pourquoi de votre situation. Il est temps de se demander pourquoi cette cause. Vos pouvoirs de facilitation vont être cruciaux à cet instant. Il ne faut surtout pas que les pourquoi aboutissent sur une impasse. Il faut orienter l’échange pour aboutir à des points réels sur les quels on peut prendre des actions.
Exemple correct :
J’ai fait un accident ce matin. > Pourquoi > Parce que j’ai grillé un feu rouge > Pourquoi > Parce que j’étais pressé > Pourquoi > Parce que j’étais en retard > Pourquoi > Parce que je ne me suis pas réveillé à temps > Pourquoi > Parce que j’ai oublié de planifier mon réveil
Exemple incorrect :
J’ai fait un accident ce matin. > Pourquoi > Parce que j’ai grillé un feu rouge > Pourquoi > Parce qu’il est passé au rouge pile poil quand je suis passé et l’autre voiture avait déjà démarré sans attendre le feu vert …
Ici la personne cherche un coupable et pas un problème. A l’organisateur de recadrer la réflexion pour ne pas tourner en rond et arriver nulle part.
Prise d’action
Une fois la cause racine identifiée grâce aux 5 Pourquoi (vous pouvez aboutir à plusieurs causes) vous pouvez chercher des solutions. Demandez à chaque participant de noter
- une initiative personnelle qu’il peut réaliser pour aider à la résolution du problème.
- une idée d’action qui résoudrait la situation
Partagez ensuite les réponses de chacun. Il est temps pour les participants de décider quelles sont les actions qu’ils gardent, identifier un porteur d’action (équipe ou personne) et une date et du mode de restitution pour vérifier si les actions prises ont porté leurs fruits et comment la situation a évolué.
En conclusion
Grâce à cet atelier, vous vous assurerez d’adresser les problématiques par la cause. Ne prenez plus d’actions pour soigner des symptômes. Quand vous ne traitez pas les causes elles restent toujours d’actualités et les symptômes ne cesseront jamais de revenir et se multiplier.
Traitez la cause et ciblez ainsi vos efforts.