Les vacances approchent à grands pas. Vous avez prévu de partir cet été en famille ou entre amis. Et vous redoutez déjà de vous retrouver seul(e) à étendre les serviettes de plage, éplucher les patates, faire la vaisselle et passer l’aspirateur ? Vous redoutez d’être celui ou celle qui casse l’ambiance en relançant tout le temps les gens sur les corvées ? Ou encore de rater tout le fun parce que vous aurez passé vos vacances à stresser pour ne rater aucune visite. Comment ça ça sent le vécu ? Je ne vois pas ! 😃. En tout cas aujourd’hui j’ai décidé de vous présenter comment vivre un séjour paisible et bien organisé grâce à Kanban. Et vous verrez ça change la vie !
La recette que je vous donne aujourd’hui s’applique pour tout type de séjour, des vacances en famille, un weekend entre potes, une veille de mariage, je vous laisse en user et en abuser dès qu’une répartition de tâches est nécessaire ! 😉
Ingrédients pour organiser son séjour avec Kanban
- Scotch de peintre (coloré)
- Post-it de bonne qualité (sinon ça tombe tout le temps !)
- Feutres
- Patafix
- Feuilles A4 et une imprimante (impression à réaliser avant le départ pas la peine de prévoir un supplément bagage)
- Un mur ou un support vertical
Préparation
Choisissez un mur bien en vue (dans la cuisine par exemple) dans votre location de vacances. Et créez un tableau kanban comme ceci dès votre arrivée :
Je vous propose d’utiliser du scotch de peintre (pour les traits verticaux) et des post-it pour le créer si vous tenez à votre caution.
Ensuite vous créez un post-it pour chaque activité ou corvée à réaliser le jour même. Pensez également à créer l’activité “Mettre à jour le kanban board pour demain”. Chaque post-it doit commencer par un verbe pour éviter les malentendus (vaisselle peut signifier faire la vaisselle, l’essuyer ou la ranger). Et pensez à indiquer le nombre de personnes nécessaires pour l’activité sinon 10 personnes boiront une bière autour du surveilleront le barbecue alors que seules 2 personnes mettront la table, prépareront les légumes, iront chercher le pain …
Une fois les activités créés, il ne reste plus qu’à les coller dans la colonne TODO. Elles sont triées par priorité : les facultatives vont donc tout en bas du tableau.
Demandez à chacun des participants de choisir un avatar (ou utilisez leur photo de profil Facebook). Imprimez-les au format 3*3cm, découpez les et collez un carré de patafix au dos.
💡Pour simplifier la logistique cet avatar peut être dessiné par chacun le jour J. Ou encore mieux chacun dessine l’avatar (ou caricature) de quelqu’un d’autre.
Variante : Utilisez des post-it de couleur différentes pour catégoriser les activités ou pour séparer les jours du séjours, comme ça vous pouvez construire un tableau représentant tout le séjour et non pas un seul jour. A vous de voir !
Et hop, au four ! – Déroulement du séjour avec Kanban
Pour vivre un séjour paisible grâce à Kanban, décidez d’un moment de la journée où tout le monde est à priori réuni. Expliquez au groupe la liste des activités à réaliser (au moins la première fois) et portez-vous volontaire sur une activité. Ce faisant vous prenez le post-it correspondant à l’activité de la colonne TODO (A faire) et déplacez le vers la colonne Doing (En cours) puis collez dessus votre avatar. Et passez la main à la première personne à votre droite.
Cette personne devra faire de même en se portant volontaire sur une activité. Une fois tout le monde passé, s’il reste des activités indispensables au mur, demandez aux présents de revenir après avoir fini leur corvée pour en prendre une autre.
Quand une personne a terminé une corvée, elle passe décaler le post-it dans la colonne Done (Terminé) et peut en reprendre une nouvelle s’il y en a encore sinon c’est quartiers libres.
Une corvée récurrente sera remise le lendemain dans la colonne TODO. Les nouvelles doivent être créées. Profitez de l’intelligence collective en posant les post-it et les feutres à disposition. Chacun pourra ainsi ajouter des idées au tableau telles que randonnée, sortie plage, pique-nique, tennis, …
A taaaable – Bénéfices de l’organisation avec Kanban
Le plus grand bénéfice de ce système c’est d’abord la fin des oublis. Tout le monde met un peu la main à la pâte et en se portant volontaire on a moins tendance à ronchonner. Puis personne ne porte la charge mentale de l’organisation avec tout le monde qui lui demande en quoi il peut être utile. Le travail est centralisé, chacun participe selon son humeur.
Vous pensez peut-être qu’instaurer ce genre de démarche peut être barbant surtout pour des vacances, mais ce système éprouvé permet au contraire de mettre tout le monde au clair rapidement et qu’il n’y ait pas de frustration. Vous serez même félicité par tous lorsque Kanban vous permettra de gérer sans difficulté la préparation à manger pour plus de 15 personnes lors d’un weekend entre potes ou d’une semaine ski …
Voilà il ne vous reste plus qu’à profiter de votre séjour l’esprit tranquille. Et profitez de tout ce temps libre généré, pour revoir “La casa de Papel” et vérifier si on ne s’est pas trompés dans notre article de lundi.
Mais qu’est-ce que Kanban ?
Depuis le début nous parlons de Kanban. Kanban nous vient du Japon. Il est le mode d’organisation des années 1950 chez Toyota. Nous reviendrons de manière plus théorique sur ce modèle dans un futur article mais sachez que Kanban signifie dans cet article de façon ultra simplifiée “tableau TODO / DOING / DONE sur lequel on positionne des post-it représentant des activités”. C’est dans l’organisation en entreprise un notion bien plus large. Voici la page Wikipedia de Kanban si vous voulez prendre un peu d’avance.