L’organisation du travail demande une attention particulière à la gestion de l’entreprise. Comment déléguer, gérer les ressources humaines, évaluer les processus ? Ces fondamentaux du business vont te permettre d’améliorer ton efficacité et celles de tes équipes au quotidien. Une meilleure productivité, c’est plus de chiffre d’affaires. Envie de plus de croissances ? Découvre toutes les astuces pour améliorer la structure de ton activité !

Définition d’une organisation du travail

Le but d’une organisation du travail est d’atteindre ses objectifs. Elle s’articule autour des routines, de la planification et de l’établissement de listes de tâches. Ainsi, une organisation optimale influence directement sur la productivité et le bien-être au travail.

Pour les entreprises, l’intérêt est de concilier la performance individuelle et la performance collective. Pour les employés, il est plutôt question d’équilibrer leur vie professionnelle et personnelle.

Les ressources humaines sont au cœur de la structuration de l’entreprise. En effet, les méthodes historiques du taylorisme, le fordisme et le toyotisme ne sont plus au goût du jour. Aujourd’hui, c’est la réactivité et la flexibilité qui sont privilégiées. Notamment avec le management participatif.

La flexibilité de la structure peut se définir par une organisation rigide ou flexible. Avec des horaires fixes ou modulables, la possibilité de télétravail et une hiérarchie plus ou moins marquée. C’est au dirigeant ou au manager d’opter pour la meilleure option.

Au final, la répartition des rôles de chaque collaborateur devrait être clairement définie. La division et la répartition des tâches sont indispensables pour le bon fonctionnement de ton entreprise.

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Les ressources humaines : l’indispensable de l’organisation du travail

Les modèles modernes d’organisation du travail placent l’individu au centre. Elle valorise l’autonomie, la confiance et l’initiative des employés. C’est la définition même du management participatif : tout le monde est acteur de l’évolution de l’entreprise.

La flexibilité des horaires et du lieu de travail est encouragée. Cela ne correspond pas encore à tous les secteurs. Pose-toi la question : devrais-je intégrer du management participatif dans mon business ? En impliquant les salariés activement dans le pouvoir décisionnel et l’élaboration de projets, cela va t’apporter plusieurs avantages :

• L’augmentation de l’engagement : un employé qui se sent écouté avec ses opinions valorisées sera plus susceptible de s’engager activement dans son travail.
• L’amélioration de la qualité des décisions : intégrer une variété de perspectives et d’expériences va conduire à une prise de décision plus éclairée. Évitant les angles morts et réduisant le risque d’erreurs pour ton entreprise.
• L’accélération de l’innovation : en ayant la connaissance des idées avec les différents pôles, la stimulation de la créativité sera à son maximum.
• Plus de responsabilité : avec un rôle dans la prise de décision, un collaborateur aura tendance à prendre plus de responsabilités pour les résultats.
  

La polyvalence est encouragée, avec une formation continue. Cela permet aux employés de progresser, d’élargir leurs compétences et de les stimuler dans leur travail.

Enfin, il est essentiel d’aligner tout le personnel avec la culture de l’entreprise. L’intégration des valeurs, mais aussi le développement continu des compétences techniques (hard skills) et interpersonnelles (soft skills).

Les avantages d’une bonne organisation du travail

Lorsqu’un employé comprend clairement son rôle et ses responsabilités, il s’engage davantage dans ses tâches. Cela limite le sentiment d’être submergé et favorise l’atteinte des objectifs. De plus, cela réduit les risques de burn-out et contribue à une meilleure rotation du personnel.

Une excellente organisation du travail va se traduire par un meilleur rendement, rentabilité, innovation et améliore les conditions de travail. De plus, le dialogue social et l’autonomie des employés seront meilleurs.

Tu vas améliorer l’efficacité des ressources. En effet, le recrutement sera moins fréquent, car tes salariés vont rester plus longtemps et seront plus compétents. Une entreprise de maintenant ne peut plus se permettre de négliger son organisation. La rentabilité serait trop réduite.

Comment mettre en place une organisation du travail qui te correspond vraiment ?

Établir une organisation du travail en 5 étapes

1. Vision et objectifs: clarifier sa direction

Établir une vision claire permet à l’entreprise de définir où aller sur le long terme. Cela sert de boussole pour les décisions futures. Des étapes intermédiaires vont découler de la vision de ton entreprise, un indispensable pour une bonne organisation.

Pour construire la vision de ton entreprise, note sur un document numérique ou sur une feuille. Il faut partir du très long terme pour ensuite créer des étapes intermédiaires :

• à 5 ans
• à 1 an ;
• à 6 mois ;
• à 1 mois ;
• dans 1 semaine ;
• aujourd’hui.
  

Cela prend du temps. Ça ressemble à un travail de développement personnel. Mais il est essentiel. De plus, tes équipes se sentiront engagées en comprenant le pourquoi derrière leur travail quotidien.

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2. Distinguer les tâches essentielles des distractions

Les distractions représentent les actions qui t’écartent de ta vision. Les tâches essentielles représentent les missions qui font avancer ta vision.

Dans un open-space avec les nombreuses réunions, cela peut nuire à la productivité. Attention à la réunionite ! Les notifications doivent être découragées au maximum. Les employés seront plus concentrés sans toutes ces distractions.

La Loi de Pareto, aussi appelée le principe 80/20, va t’aider à prioriser les tâches essentielles. Identifie les 20 % d’actions qui vont apporter 80 % de résultats. Elles seront prioritaires par rapport au reste.

3. Création de systèmes et de processus

Mettre en place des procédures standardisées va apporter plusieurs avantages. Toute l’équipe va pouvoir travailler de façon efficace. Avec tes propres modèles. En personnalisant les process, ton entreprise va être plus productive en gardant son identité. Ainsi, la cohérence et la qualité des tâches seront respectées.

L’adaptation continue fait partie intégrante de la mise en place des systèmes. Commence par un audit complet de tous les pôles de ton business. Analyse par des KPIs si les procédures sont suffisamment bonnes. Ajuste en temps et en heure pour faciliter l’amélioration continue.

Les procédures doivent être parfaitement claires. Toutes les étapes seront présentes pour que même un novice puisse comprendre. Utiliser des logiciels de vidéos est une bonne option. Les intranets peuvent aussi apporter de l’information aux employés.

Attention, les processus trop rigides peuvent avoir l’effet inverse. Avec un management participatif, tu auras une idée claire de ce qu’il faut améliorer, en plus des analyses.

4. La délégation du travail

Déléguer fait peur pour beaucoup. Pour continuer de croître, c’est pourtant indispensable. Avant de déléguer, détermine l’importance de la tâche, sa complexité et le niveau de compétence requis pour la réaliser.

Choisis la personne qui possède les meilleures compétences pour l’accomplir. Tout en considérant sa charge de travail actuelle. Si aucun salarié n’a les compétences suffisantes, tu peux opter pour un indépendant pour une tâche non récurrente ou en attendant de recruter.

Reste disponible pour les nouvelles procédures. Le collaborateur se sentira moins perdu au début. Réponds aux questions, fournis des clarifications et offre des conseils. Valorise les efforts de toute ton équipe pour renforcer la confiance et encourager la délégation. Une fois la tâche terminée, analyse si elle peut être améliorée.

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5. Évaluer et ajuster pour une organisation optimale

Mesurer les performances fait partie de l’organisation. Utilise tous les indicateurs de performances clés (KPI) pour évaluer la performance du processus. Sois attentif aux retours apportés par les collaborateurs. Ils sont une bonne source puisqu’ils sont directement sur le terrain.

Instaure des revues régulières des systèmes pour garantir la pertinence de ceux-ci. La veille est importante pour s’actualiser de l’évolution du marché. C’est encore plus vrai avec l’arrivée massive de l’intelligence artificielle.

Tous les KPI servent à adapter l’organisation du travail. Il faut ajuster en continu pour garder une efficacité maximale.

Les outils indispensables à une organisation optimale

Les outils sont là pour nous faciliter la vie dans notre organisation, profitons-en ! Voici une liste des meilleurs outils :

• Notion : il permet de gérer des projets, prendre des notes, faire des To-Do list, planifier et encore tant d’autres possibilités. C’est un tout-en-un qui peut rassembler de nombreux éléments dans un seul logiciel.
• Slack : facilite la communication avec tous les collaborateurs. Même avec les employés ou les freelances en télétravail, tu vas fluidifier les échanges.
• Google agenda : inutile de chercher plus loin pour réaliser un planning sur mesure. Google Calendar est gratuit et efficace.
• Asana : outil de gestion du travail avec l’ensemble de l’équipe. Il y a des tableaux de suivi, des automatisations, de la gestion des ressources, etc.
• Toggl : permet de mesurer le temps passé sur une tâche. Très bien pour mesurer la rentabilité, notamment pour les solopreneurs.
• Forest : application gamifiée sur smartphone qui va te motiver à réduire ton temps sur ton écran. Si tu es accro aux réseaux sociaux, c’est une bonne option !
  

D’autres outils pourraient s’ajouter à la liste. Garde en tête d’utiliser les meilleurs outils qui te conviennent avant tout. Si tu es un entrepreneur ambitieux et que tu souhaites atteindre le niveau supérieur, offre-toi un coaching ! Prêt à atteindre une organisation au top ?