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Les vacances du manager – Comment partir l’esprit tranquille

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Ça y est, les congés sont validés, les billets réservés, vous avez hâte de partir. Pourtant une boule au ventre commence à se constituer. Et si tout n’allait pas comme prévu ? Et si les équipiers ne tenaient pas le planning ? Que se passera-t-il, si le client a un problème ? Et si… Quand on est manager, les vacances c’est tout sauf du repos quand c’est mal préparé. Je vous propose de découvrir les étapes indispensables pour organiser les vacances du manager. Et si cette année vous partiez l’esprit tranquille ?

Prévenir les clients

Vos clients ont l’habitude de vous contacter. Ils se sentiront abandonnés si vous disparaissez du jour au lendemain. Donc prévenez-les en amont (1 ou 2 semaines avant) afin qu’ils puissent faire leurs dernières demandes. Ainsi vous calerez votre planning de façon plus sûre.

Dresser un planning clair

La première étape est de faire le point :

  • Qui est absent / quand
  • Les jalons à respecter
  • Le planning projet

L’idée est que chacun ait une visibilité claire d’où l’équipe en est quand il est au travail. Chaque membre de l’équipe a la responsabilité de le mettre à jour s’il y a un décalage.

Ainsi pendant votre absence, tout le monde aura la vision de la situation, des responsabilités, …

Fixer les objectifs

On ne va pas se mentir, pendant l’été la productivité en prend un coup. Il fait chaud, les gens ont plus envie d’être à la plage ou à prendre l’apéro qu’au bureau (même s’il y a la clim’).

Donc, avant de partir pensez à lister les urgences. Priorisez les objectifs. Au moins, le plus important sera réalisé. Pour le reste, on rattrapera en septembre.

Désigner un backup

En cas d’urgence ou d’arbitrage, qui a le dernier mot ? Ça peut vous sembler bizarre mais il est indispensable que l’équipe sache vers qui se tourner.

Vous n’êtes pas obligé de désigner une personne unique. Pour la facturation vous pouvez désigner Martin alors que pour les questions techniques c’est Julie.

Vous pouvez également ajouter qu’au-dessus d’un certain niveau de risque ils peuvent vous contacter. Mais attention à choisir judicieusement ce niveau pour qu’on ne vous appelle pas tous les jours.

Programmer un message d’absence

Normalement tous les services de messagerie prévoient cette option. Donc ne vous privez pas de l’utiliser. Vos clients ne travaillent pas qu’avec vous. Donc même si vous les avez prévenus, ils ont oublié.

Et si vous n’avez pas prévenu, au moins ils savent que vous ne les ignorez pas et qu’ils auront bientôt une réponse.

Prévoir un point au retour

A votre retour, votre boite mail sera inondée. Vous avez le choix entre dépiler en urgence les 3671 mails ou faire un point avec vos relais.

La seconde option est la plus simple. Vous pourrez avoir un résumé de ce que vous avez raté et des demandes à traiter en urgence.

Pour le reste, dépilez les emails thème par thème (et non pas dans l’ordre chronologique) pour ne pas vous retrouver à traiter des mails obsolètes.

Déconnecter !

A présent vous savez tout ou presque. Toutes ces consignes nécessitent d’avoir des processus clairs et simples à disposition de l’équipe.

Donc n’hésitez pas à les mettre en place dès que possible et vous pourrez partir l’esprit tranquille.

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