La délégation est la hantise de beaucoup de personnes. Cela commence à la maison quand les parents délèguent une activité ménagère à leurs enfants. Ils contrôlent, repassent derrière, demandent à ce que ça soit fait comme ils auraient fait eux même. Et au travail c’est exactement pareil. On ne délègue une activité que lorsqu’on s’assure que l’autre la réalisera aussi bien que nous c’est à dire : comme nous !

Je vous donne dans cet article les clés pour un délégation réussie.

Préférez déléguer des responsabilités et non des tâches

La pratique courante dans la délégation est la délégation de tâches : la personne doit réaliser une activité d’une certaine façon : celle qu’on lui enseigne. Cette délégation se fait habituellement sans donner le contexte ou l’importance de la tâche en question. Souvent on sous-entend une motivation extrinsèque pour s’assurer que cela sera fait.

Et si on essayait de changer de paradigme ? Plutôt que de demander à un enfant de ranger sa chambre pourquoi pas lui demander d’aider à préparer la maison pour qu’on passe une bonne semaine ? Plutôt que de demander au stagiaire de tester la fonctionnalité de prise de commande (selon un plan de test défini) pourquoi pas lui demander de s’assurer de la qualité du site afin que les commandes se passent sans encombres pour le client final ?

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Au final avec ces demandes, on explique le besoin et la raison et on laisse la personne apporter une contribution à la fois utile et intéressante pour elle. L’enfant contribue au bien être familial plutôt que de réaliser une corvée. Potentiellement cela va prendre la forme de passer l’aspirateur ou le plumeau au lieu de ranger des jouets. Mais c’est toujours ça ! Idem pour le stagiaire qui va réaliser la demande à sa façon et non comme le manager l’a anticipé. Mais potentiellement il va apporter une vision et une approche intéressantes auxquelles le manager n’aura pas pensé. Dans le pire des cas il commet une erreur qui l’aidera à monter en expérience et augmentera son intérêt pour les explications du manager.

déterminer le niveau de délégation

La délégation n’est pas un concept binaire comme on peut le croire. Il y a différents niveaux qui peuvent varier selon les personnes, compétences ou situations. Le management 3.0 définit 7 niveaux de délégation. Et dans le cadre d’une prise de responsabilité, je ne peux que vous conseiller de d’utiliser ces différents niveaux pour faire un passage à la fois contrôlé et progressif.

 1. informer

A ce niveau la délégation est nulle. La personne ne sait pas encore que le besoin ou l’activité existe. Il s’agit de l’informer de la situation et lui donner la vue d’ensemble.

2. convaincre

Une fois la personne informée, il faut lui faire comprendre tout l’intérêt de l’item à déléguer et comment elle est habituellement réalisée.

3. Consulter

A ce niveau là, la personne qui est la cible de la délégation est consultée afin qu’elle donne son avis sur les étapes ou la méthodes de réalisation. La décision reste à la main de l’expert tant qu’il n’a pas validé que les intuitions de son successeur sont bonnes.

4. se mettre d’accord

La personne qui reçoit la délégation d’activité est montée en compétence. Elle a des bonnes suggestions, il est temps de se mettre d’accord avec elle sur la marche à suivre. Elle participe à la prise de décision

5. Conseiller

Le temps est passé, l’expert se rend compte que la personne qui reçoit la délégation est très compétente sur le sujet et les risques à la laisser seule sont réduits. Il est temps de s’effacer un peu plus : l’expert donne des conseils et laisse le nouveau décider.

6. se renseigner

Au bout d’un moment, même les conseils deviennent superflus. Le nouveau est assez compétent pour être complètement autonome. L’expert continue à poser des questions de temps en temps (quand il y pense).

7. Déléguer complètement

Quand tout se passe bien, les questions de l’expert deviennent rares puis inexistantes. En effet, un nouvel expert sur le sujet est en charge de l’activité.

Avant de partir

Enfin, n’oubliez par que quand vous déléguez un item il est impératif de communiquer avec la personne qui reçoit la délégation :

1. La motivation : assurez-vous que la personne à qui vous déléguez comprend l’importance et est d’accord pour reprendre l’activité. Si ce n’est pas le cas elle va juste bâcler les choses.
2. Le niveau de délégation : vous ne voudriez pas vous attendre mutuellement en pensant que l’autre s’en charge.
3. L’urgence : certaines activités ne peuvent souffrir aucun retard, d’autres si.
4. Ne pas être pressé : si vous passez trop vite d’un niveau de délégation à l’autre, le nouveau peut perdre confiance ou sa motivation et vous reviendrez vite à la case départ.

Et vous, quelles sont vos astuces de délégation ?