Il peut être tentant pour un chef de projet ou un Product Owner de décomposer un projet complexe en petites tâches. Ce mode de gestion semble en effet présenter certains avantages :
- Les étapes semblent plus faciles à appréhender par les développeurs et les équipes.
- En cas d’incompréhension, le manager n’a pas besoin de tout recommencer depuis le début, il réajuste, au besoin, au fur et à mesure.
- Il permet de chiffrer précisément l’activité en la comparant à d’autres déjà réalisées.
Pourtant, cette vision idéaliste de la gestion de projet se réalise rarement dans les faits. Multiplier les consignes dans le but d’être exhaustif, sans avoir de vision globale commune pour guider les actions, conduit à un projet peut abouti et fait perdre énormément de temps.
Cette vidéo, dans laquelle un père applique à la lettre toutes les instructions pour faire des tartines, illustre très bien le phénomène :
l’atelier pour expérimenter la nécessité d’avoir une vision globale commune pour réussir un projet :
Récemment, lors d’une formation en agile en présentiel, j’ai réalisé un atelier avec une petite équipe où je leur ai fourni les consignes suivantes :
- Dessinez un trait horizontal
- Dessinez un deuxième trait concave orienté vers le premier
- Complétez vos traits afin que les deux se touchent des deux côtés
- Dessinez un trait vertical sur le premier horizontal
- Faites en un autre parallèle très très proche
- Complétez avec un petit trait horizontal qui relie les deux verticaux.
- Dessinez un triangle dont l’un des côtés est sur l’un des traits verticaux.
Je vous laisse observer les résultats :
Dans une deuxième phase j’ai donné l’instruction suivante :
Dessinez un bateau avec une coque, un mat et une voile. N’hésitez pas à agrémenter votre bateau avec les éléments décoratifs qui vous semblent pouvoir être sur un bateau à voile.
Les résultats étaient tout de suite plus représentatifs de la vision que je me fais d’un bateau :
Comme vous pouvez le constater, lors de la première expérience, personne ne savait où il allait, par manque de vision globale. Chacune des consignes a été respectée et chacun des objectifs réussi, mais le rendu final n’était pas un franc succès.
Lors du deuxième atelier, j’ai donné bien moins de consignes et pourtant les rendus étaient clairement meilleurs.
La raison est qu’une vision globale était partagée par tous les participants.
La nécessite de la collaboration et de la communication pour des projets plus complexes
Lors d’un projet complexe, il est important que tous les participants connaissent l’objectif final. Si chacun travaille dans son coin sur sa spécialité sans regarder le travail des autres, le rendu final ne sera pas cohérent. Collaboration et communication transversale sont nécessaires.
Ainsi, si vous remarquez que :
- Les équipes demandent plus d’informations sur les étapes de réalisation. C’est que, soit il y a réellement un manque de consignes, soit que la vision globale du projet leur échappe.
- Vous vous rendez compte qu’il y a des incompatibilités entre les livrables des différentes équipes
- Les équipes perdent beaucoup de temps sur du travail qui n’est pas prioritaire pour la réalisation du projet.
Je vous conseille d’initier vos équipes à davantage communiquer pour construire une vision commune.
Ce second atelier est un bon exercice pour expérimenter la nécessité d’avoir une vision commune dans un esprit collaboratif et agile.
Un atelier pour S’initier à la collaboration et avoir une vision globale commune sur des projets complexes
- Constituez deux équipes et demandez leur de dessiner une ville.
- Donnez une liste de bâtiments obligatoires : école, mairie, hôpital, église, maisons etc.
- Tendez à chaque équipe une feuille A4 dont vous avez préalablement coloré un côté en bleu : les deux zones bleues des feuilles mises côté à côte représentent une rivière mais cela, les équipes ne le savent pas encore !
Les équipes ont 1 minute pour décider qui prend quel bâtiment, puis ils commencent le dessin.
Vous pouvez leur accorder environ 5 minutes pour cette dernière étape.
Quand le temps est écoulé, mettez les deux images côte à côte et faites remarquer aux joueurs, par exemple : qu’une ville sans rues, ça n’a pas de sens, que l’hôpital est sur une feuille et l’école sur l’autre, donc si un élève se blesse il faut nager pour l’amener voir un docteur…
Vous pouvez faire une deuxième itération, ajoutez quelques bâtiments à la liste initiale. Normalement, ils devraient corriger les défauts précédents.
Conclusion sur Comment réussir un projet :
Pour réussir ses objectifs, les équipes doivent savoir vers quoi elles doivent tendre ensemble. Ne vous contentez pas de fournir seulement des objectifs à la taille de l’équipe et son implication. Tous les participants au projet doivent partager cette vision globale, et comprendre comment ils y contribuent. Sinon les personnes que vous managez risquent de faire des erreurs sans s’en rendre compte ou de perdre le sens de leur travail et leur motivation.
Il est donc toujours bon de rappeler cet objectif commun.
Pour aller plus loin dans l’initiation à l’esprit agile et la mise en pratique au sein de vos équipes, vous pouvez faire appel à nous ou à vous tourner vers nos formations !