Le temps où les collaborateurs se contentaient de réaliser ce qui leur est demandé est dépassé. Au bureau, ils font le minimum syndical et s’empressent de rentrer. Au télétravail, les collaborateurs démotivés ont définitivement jeté l’éponge. Ils bougent la souris pour rester disponibles sur l’outil de chat pendant qu’ils regardent un film ou font la vaisselle ou les devoirs du petit dernier. Et le manager n’est pas dupe, il fait parfois la même chose 😉 . Il multiplie les contrôles en vérifiant les horaires, sollicitant régulièrement et en multipliant les points d’avancement. Il s’épuise à mettre du scotch pour colmater une brèche installée depuis des années. Ce dont il aurait besoin serait des collaborateurs responsables et autonomes.
Pourquoi le management ne veut pas des collaborateurs responsables et autonomes ?
Dans de nombreuses entreprises, le savoir et la compétence signifient la possibilité de monter dans la hiérarchie. Les managers sont en concurrence pour les rares places qui se libèrent dans une pyramide de plus en plus étroite. Dans ces contextes, chacun défend son territoire. Pour cela, chacun défend sa vision, ses compétences et surtout son équipe car c’est ce qui fait la valeur d’un manager dans ces structures.
Dans ce contexte, le manager a besoin que ses équipiers réalisent rapidement et sans remettre en question ses ordres. Aucun manager ne souhaite avoir dans ses équipes cet électron libre qui n’en fait qu’à sa tête et qui sabote son autorité et son organisation. En donnant une visibilité limitée, il s’assure donc que ses ordres ne sont pas remis en question ni challengés. Il s’assure également de réduire les fuites à ses concurrents et que le collaborateur ne deviendra pas un concurrent.
Or cette démarche court-termiste et égoiste est néfaste à l’entreprise qui se prive du talent et des idées de tous. Ensuite, ce même manager est constamment obligé de répondre aux sollicitations et demandes d’éclaircissement de ses équipes. Quand il est absent, le travail ne peut plus avancer et surtout ses équipes ne peuvent pas s’impliquer dans un fragment de projet.
vers des collaborateurs responsables
Pourquoi les collaborateurs ne veulent pas de responsabilités
Tout simplement parce que les responsabilités font peur. On se dit que le responsable est la personne sanctionnée s’il y a un problème. D’ailleurs c’est vrai : au plus haut niveau de l’entreprise, le patron est responsable pénalement. Cependant, aux autres postes tout dépend de la politique de l’entreprise.
Comment responsabiliser les collaborateurs
Être responsable c’est rendre des comptes sur ce ce qu’on réalise. Pour être responsable, une personne a besoin de comprendre ce qu’elle fait, son importance et ses impacts. L’entreprise et les managers ont parfaitement le pouvoir de rendre la prise de responsabilités attirante ou répulsive aux collaborateurs.
Donc si le frein à la prise de responsabilités est la peur, il faut en analyser les raisons :
- La peur de l’échec : quand une personne prend une responsabilité, elle peut soit échouer, soit réussir. Si l’échec est sanctionné, les collaborateurs ne prendront ce risque que s’ils sont convaincus de leur réussite. Or s’ils n’ont jamais essayé ils ont peu d’expérience et donc peu de chances de succès. Et si vous transformez les échecs en opportunités d’apprentissage, si vous les accompagnez dans cette expérience et les aidez à réussir, ils sauront qu’ils peuvent en faire plus.
- Le manque de connaissances : souvent le collaborateur n’a pas la visibilité sur les interactions en jeu, les activités des autres, etc. … Dans ce contexte, il ne peut pas s’engager sur ce qu’il ne maitrise pas. Pour palier à cela, la transparence vous aidera à rassurer les collaborateurs pour leur prise de responsabilité.
- Le stress lié à la responsabilité : quand un collaborateur est responsable d’une activité, il se sent sous les feux des projecteurs. Quelle que soit la taille et l’importance de l’activité elle devient un enjeu pour lui. Cela génère un stress plus ou moins important selon les personnes. Pour palier à ce point, il peut être pertinent de prendre les responsabilités petit à petit plutôt que partir sur un gros projet dès le début. Vous vérifierez ainsi si le collaborateur a une bonne gestion de son stress et vous pourrez le rassurer avant d’augmenter la difficulté ou les enjeux.
Vers des collaborateurs autonomes
Pourquoi les collaborateurs ne veulent pas être autonomes
Tout comme pour la responsabilité, l’entreprise et le management favorisent ou empêchent l’autonomie des collaborateurs. L’autonomie est la faculté d’agir librement, l’indépendance. Elle est donc liée à la capacité de prendre des décisions ou faire des choix. L’autonomie est vue comme risquée par de nombreux collaborateurs. D’autres n’y ont tout simplement jamais pensé.
Quand ils maitrisent mal le métier, les collaborateurs en situation d’autonomie ne se sentent pas encadrés ou accompagnés. Ils ne savent pas par où commencer ni comment s’y prendre. De plus ils ont peur de se tromper ou passer pour incompétents. On rencontre souvent des nouveaux sur des postes (pas forcément que des juniors) qui n’osent pas poser de questions.
Même quand ils maitrisent le métier, certains choisissent de continuer à être encadrés car c’est rassurant car ça limite leur responsabilité sur le résultat. Pour d’autres, c’est dans l’ordre des choses. Leur fiche de poste ne comporte pas ces prérogatives et ne se sont jamais posé la question de la possibilité ou l’intérêt de la prise d’initiative.
Cet état de crainte de l’autonomie vient en grande partie d’ailleurs d’une façon de construire la pensée. Dans les écoles, on guide les élèves pas à pas en les tenants bien par la main. Dans les livres de recettes, ou autre guide de construction de meuble, tout est détaillé dans le moindre détail. Tout cela crée en chacun la peur du choix.
Comment augmenter l’autonomie des collaborateurs
Il ne faut pas chercher l’autonomie pour tous et en toutes situations. Un nouvel arrivant a besoin d’être accueilli et correctement encadré. Cependant au fil de la montée en compétence et connaissances les collaborateurs peuvent gagner en autonomie. Pour cela il faut créer les conditions adéquates :
- Vision : connaitre la direction de l’entreprise ou du projet et comprendre en quoi le collaborateur y participe.
- Connaissance : connaitre son métier, et comment mettre en oeuvre ses compétences.
- Sécurité : le collaborateur a besoin de savoir qu’il peut se référer à son manager ou un collègue ou un expert en cas de difficulté.
- Validation : le collaborateur sait que son travail est revu à minima par un pair voir un expert lorsque les enjeux sont importants. Cela à tous les niveaux car le collaborateur a beau être le plus compétent, une erreur humaine se glisse à l’insu des meilleurs d’entre nous.
De nombreuses entreprises agiles proposent à leurs équipes du temps entièrement autonome. Dans les organisations SAFe, on instaure un sprint entier que l’on appelle innovation & planning. Durant cette période (2 semaines en moyenne toutes les 10 semaines) les équipes préparent et planifient les périodes suivantes. Mais, ils ont également la possibilité de se former ou de d’explorer des idées d’amélioration ou d’innovation.
Sur tous les projets que j’ai accompagnés, cette période était synonyme de renouveau car les équipes revenaient forts de nouvelles compétences à exploiter sur les projets. Plusieurs fois, des équipiers ont résolu des problématiques client en adoptant une nouvelle approche qu’on n’avait jamais envisagée jusque là… D’ailleurs saviez-vous que Gmail est une innovation créée par des employés Google sur leur temps 100% autonome ?
Autonomie va de paire avec la responsabilité
Dans nos métiers comme au quotidien l’autonomie et la responsabilité apportent de l’intérêt à notre vie. Lorsque nous occupons un poste où l’enjeu principal est d’exécuter des ordres détaillés, on n’exerce pas notre talent et on perd rapidement la motivation.
Accorder l’un ou l’autre n’est pas non plus la solution :
- Un employé auquel on accorde la responsabilité mais qui n’est pas autonome pour prendre des décision ou un quelconque choix refusera en toute logique. Il n’a aucun pouvoir d’impact donc comment peut-il être considéré responsable ?
- A contrario s’il est autonome mais n’a aucune responsabilité, il peut agir de façon aléatoire au gré de ses envies. Le collaborateur dans cette situation ne sera pas toujours au bénéfice de l’entreprise. Il ne suivra que sa propre vision.
En conclusion
Si vous cherchez un outil concret pour améliorer l’autonomie et la responsabilité de vos collaborateurs, le delegation poker peut vous inspirer grandement. Il vous permettra de découper les activités que vous souhaitez déléguer à vos collaborateurs et de suivre leur montée en autonomie et en responsabilité sur le sujet.
Et en bonus vous pouvez également vous inspirer de ces mêmes pratiques pour accompagner en douceur des enfants sur le rangement de leur chambre.